No Brasil, toda atividade empresarial precisa cumprir determinadas obrigações legais. Neste contexto, o cartão CNPJ é documento pelo qual o poder público identifica se uma empresa está ou não operando dentro das normas estabelecidas pelo Fisco.
Para quem está abrindo uma empresa ou formalizando um negócio, é fundamental entender o papel que o CNPJ tem no processo. Neste guia, separamos os principais aspectos sobre o tema – para que serve o CNPJ, quem pode obter, como providenciar a sua emissão, quais as consequências nos casos de irregularidade, e demais informações importantes para o correto funcionamento da empresa. Continue a leitura e saiba mais.
O que é o cartão CNPJ?
O CNPJ (sigla para Cartão Nacional de Pessoa Jurídica) é um documento que funciona como a identidade fiscal de uma empresa.
Comparado ao universo da pessoa jurídica, a sua função é a mesma do CPF (Cadastro de Pessoa Física), pois ele serve para identificar os contribuintes junto à Receita Federal- neste caso, as empresas.
Este documento é obrigatório para todas as empresas, seja qual for o porte ou natureza jurídica do negócio. Microempreendedor Individual (MEI), Empresa Individual (EI), Sociedade Limitada, e demais formatos empresariais devem ter um cartão CNPJ, que, por sua vez, é um código formado por 14 dígitos.
Para que serve o CNPJ?
As informações do cartão CNPJ de todas as empresas registradas no Brasil constam na base de dados da Receita Federal. Dessa forma, o poder público consegue identificar quem está pagando os impostos, quem tem débitos fiscais, quem são os responsáveis pelas empresas e demais pontos importantes para garantir que todas as atividades empresariais funcionem de acordo com a lei.
Sob a ótica do negócio, o CNPJ é necessário para que a empresa comprove a sua existência e regularidade. Isso é necessário em situações como abertura de conta PJ, negociações e assinaturas de contratos, acesso a serviços do governo federal, entre outras.
O documento também serve para facilitar a contabilidade, pois ele contém o código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Uma das funções deste código é identificar qual o regime tributário da empresa e quais impostos ela precisa pagar.
Exemplos:
No dia a dia, as empresas precisam do cartão CNPJ para situações como:
- emissão de nota fiscal;
- solicitação de crédito;
- negociações com fornecedores;
- participação em licitações públicas;
- contratação de funcionários sob regime CLT;
- enviar e consultar a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
Informações do cartão CNPJ
As primeiras informações que você vai ver no cartão CNPJ são o código de 14 dígitos, a data de abertura da empresa, o nome empresarial e o nome fantasia, se a empresa tiver um. Esses dados constam na parte superior do documento.
Logo abaixo, vêm o código CNAE das atividades principal e secundárias (se houver), a natureza jurídica, endereço completo, estado onde foi aberta, atual situação cadastral e esclarecimentos sobre a mesma (se necessário).
Este é o atual modelo de cartão CNPJ:
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Quem pode abrir um CNPJ?
Em princípio, qualquer pessoa maior de 18 anos (ou emancipada) e que possua capacidade civil tem condições de abrir um CNPJ.
Para quem trabalha sozinho, formalizar a atividade na pessoa jurídica pode trazer diversas vantagens. Entre elas, está a redução da carga tributária (especialmente no Simples Nacional) e o acesso a linhas de crédito especiais e mais baratas, além da maior credibilidade que um CNPJ dá ao negócio.
Mas antes de abrir um CNPJ, é preciso checar as peculiaridades de cada atividade, especialmente quando se trata de profissões regulamentadas, como médicos, advogados, engenheiros, entre outras. Se o profissional possui um conselho que o representa, ele deve optar pela Empresa Individual (EI), pois o formato MEI não é permitido nesta situação.
Servidores públicos estaduais e municipais também podem ter restrições para abrir um CNPJ, dependendo das normas de cada esfera.
Como consultar e emitir o cartão CNPJ?
No site da Receita Federal, você pode consultar um CNPJ de forma simples e rápida.
No retângulo, digite o CNPJ e marque o captcha que aparece à direita. A próxima tela mostrará o cartão CNPJ e a situação atual da empresa junto ao Fisco.
Você tem a opção de imprimir o documento ou salvá-lo no formato PDF.
Cartão CNPJ e cadastro do MEI (CCMEI): qual a diferença?
Muitas pessoas confundem o CNPJ e o cadastro do MEI (CCMEI), mas eles são diferentes.
O CCMEI (Certificado da Condição de Microempreendedor Individual) é o documento que comprova a abertura do MEI e a sua inscrição no CNPJ e na Junta Comercial do seu estado. Na prática, o CCMEI funciona como um contrato social, pois ele traz os dados do titular da empresa, o capital investido e outras informações de identificação do negócio.
Ou seja, além do cartão CNPJ, o MEI também possui um documento de registro específico para sua categoria, que é o CCMEI.
O que significa irregularidade no CNPJ?
Quando o cartão mostra o status de CNPJ irregular, significa que a empresa possui alguma pendência junto ao poder público federal, estadual ou municipal. Dependendo da gravidade e do tempo da pendência, pode ocorrer a suspensão ou mesmo a baixa do CNPJ.
Alguns dos motivos mais comuns de irregularidades no CNPJ são:
- débitos tributários em aberto;
- falta de entrega de alguma declaração, como IRPJ, Simples Nacional (PGDAS-D), Lucro Presumido (DCTF), ou qualquer outra obrigatória;
- inatividade por longo período;
- encerramento da empresa sem a baixa do CNPJ;
- inconsistências e/ou desatualização dos dados cadastrais (novo endereço não foi informado, CNAE incorreto, entre outras).
A irregularidade do CNPJ pode resultar em multas, impedimento de emitir notas fiscais, crédito negado em bancos e diversos outros transtornos para a empresa. Por isso, é fundamental que a empresa cumpra todas as normas estabelecidas pelo poder público relativas a sua atividade.
Quais as situações cadastrais possíveis para o CNPJ?
No campo “Situação Cadastral” do cartão CNPJ, você poderá encontrar uma das seguintes opções para a situação cadastral da empresa:
- Ativa: significa que o negócio está funcionando regularmente, e que não existem pendências junto ao Fisco.
- Baixada: neste caso, ocorreu a baixa do CNPJ, ou seja, ele deixou de existir.
- Suspensa: devido a alguma pendência, foi determinada a suspensão do CNPJ até que ocorra a regularização.
- Inapta: esta situação ocorre quando a empresa deixa de apresentar informações contábeis ou documentos obrigatórios durante dois anos consecutivos.
- Nula: esta situação mostra que havia alguma irregularidade no CNPJ desde a sua abertura e, por isso, ele se tornou nulo.
