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SÃO PAULO – Você se esforçou, estudou pesado durante anos, fez malabarismos para pagar as mensalidades da faculdade, mas finalmente chegou o grande momento: a sua formatura! É claro que você precisa se planejar de todas as formas para garantir o sucesso do evento. E é por isto que elaboramos diversas dicas para você solucionar e até mesmo antever os problemas que eventualmente possam surgir.
Para tanto é preciso estar atento a três aspectos importantes: a composição da comissão de formatura, os gastos envolvidos na elaboração da Festa, e, finalmente, os direitos que vocês tem ao contratarem esses serviços.
Uma escolha importante: a comissão de formatura
Organizar uma festa de formatura não é uma tarefa fácil. A carga de responsabilidade da equipe que irá defender os interesses de todos os formandos é bastante significativa. Por outro lado, o esforço tende a ser compensador, principalmente levando-se em conta que os integrantes das comissões de formatura não pagam nada para participar do evento. Deve-se levar em conta que, dependendo do nível da festa, estamos tratando aqui de economias a partir de R$ 1,5 mil ou R$ 2 mil, por exemplo.
Formada por um grupo de pessoas que irá defender os interesses dos formandos, a comissão de formatura irá acompanhar todas as fases da organização da festa e da colação de grau. Por esta razão é importante procurar pessoas de confiança na turma que não comprometam a credibilidade da equipe. Para se ter uma idéia da seriedade do assunto, normalmente é aberta uma empresa e uma conta corrente para o depósito dos recursos financeiros, provindos das mensalidades e eventos.
Para a maioria dos alunos, tirar vantagem em integrar as comissões apenas para não pagar pela festa está fora de cogitação. O trabalho é muito, e pesado. São várias ligações para checar convites, buffet, banda, fornecedores, além das visitas e reuniões que são realizadas. Os gastos com celular e gasolina, segundo a maioria, não são nada modestos. É claro que o desconto no final vale a pena, mas em troca de muito esforço. O interesse principal destes “pequenos empresários” é garantir a diversão naquele que promete ser o melhor dia de todo o curso!
Apesar de serem tão “ilustres” quanto os demais formandos, os integrantes da comissão certamente ainda terão bastante trabalho durante a colação de grau e o baile. Supervisionar para que nada dê errado justo no dia do evento é uma atitude quase involuntária por parte dos integrantes. Mas, convenhamos, o esforço sempre vale a pena!
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Contratando o serviço de formatura
Aqui as dicas basicamente são direcionadas à comissão de formatura, que será a responsável pela negociação dos termos do contrato. Faça um levantamento de um número considerável de empresas, para avaliar os preços e serviços oferecidos por cada uma. Peça recomendações de pessoas confiáveis e experimente vários cardápios, compareça aos eventos e vistorie os locais pretendidos para a locação.
Tudo que for combinado verbalmente deverá estar escrito no papel e aprovado pela maioria, já que o contrato de formatura é coletivo e as decisões devem ser tomadas pela comissão e formandos.
Dentre as informações que devem constar no contrato, vale ressaltar: datas, horários, locais da colação, baile e coquetel, cardápios servidos, decoração, número de convites e mesas por formandos, aluguel da beca, preços de cada item, formas de pagamento, números de parcelas e encargos por atraso no pagamento, nome da banda musical, repertório, termos e condições do serviço de cobertura fotográfica, etc.
Outro aspecto importante que ninguém gosta de pensar, mas que deve ser analisado com cuidado é o termo de rescisão do contrato. Não só eles devem estar bastante claros no contrato, como é preciso estar atento para possíveis abusos na multa de rescisão. Uma dica é fazê-la proporcional ao prazo de notificação do cancelamento, ou seja, a multa será menor quanto antes a notificação ocorrer.
Dicas econômicas
Os gastos com a festa vão além do pagamento do baile. Missas, baile, colação de grau e bota-foras, aluguel do espaço, buffet, convites, shows etc, tudo está incluso no pacote da formatura. Mas há ainda o traje de gala, fotos etc. Vamos aqui tratar de alguns macetes para que sua festa não deixe a desejar.
No que se refere à roupa, para os homens a questão é bastante simples. Afinal, na maioria dos casos os smokings são a opção preferida. Normalmente as empresas de formatura incluem o aluguel no pacote da festa. Mas, não podemos esquecer que todo formando estará acompanhado de sua madrinha, de forma que o custo de seu traje também poderá ser custeado por ele, ainda mais se ela for a sua namorada…
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Para as mulheres que desejarem economizar, o primeiro passo será abrir mão da exclusividade do traje. Isto é: se a intenção é fazer o primeiro aluguel da roupa, esqueça. Por poucos reais a mais é possível levar o vestido para casa. Pesquisar antes diversos locais irá ajudar a formanda a encontrar um modelo que se enquadre em seu gosto, tamanho e bolso. Com paciência, ela irá perceber que, com uma boa dose de bom gosto, é possível “repetir” um vestido sem problema algum.
Comprar o material e encomendar a roupa com uma costureira conhecida é outra dica econômica. O poder de barganha na hora de alugar a roupa cresce à medida que um número considerável de formandas decide fazer o aluguel no mesmo local. E como toda formanda também precisará de um padrinho, como forma de compensação, as empresas de formatura costumam oferecer o aluguel do smoking para seus acompanhantes.
É claro que você não abrirá mão do álbum de fotografias, onde serão registrados momentos tão especiais. Mas como a intenção aqui é economizar ao máximo com a festa sem deixar de aproveitar tudo o que tem direito, contenha a sua vontade de comprar as fotos logo que estiverem prontas. A prática mostra que, meses ou até anos depois da festa, as empresas continuarão lhe procurando para oferecer as recordações, mas desta vez, cobrando preços muito mais baixos pelo material “encalhado”.
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Quanto ao vídeo, normalmente este vem acompanhando o álbum como brinde. Mas não se esqueça que, em meio a tantas pessoas, você poderá achar um tanto chato assistir imagens de gente que nunca viu antes e apenas alguns segundos com seus amigos e familiares.
Não esqueça que tanto as mesas como os convites são limitados, de forma que não receberam convite, mas querem prestigiá-lo deverão se preparar para pagar por ele. Explique que você gostaria de convidar a todos, mas que infelizmente está com o orçamento apertado e não poderá pagar pelos convites e lugares extras nas mesas.