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SÃO PAULO – Se entrar em uma universidade é o sonho da maioria dos estudantes, o que dizer sobre conseguir chegar ao fim do curso e ter o diploma nas mãos? A festa de formatura então se torna o registro do vencimento desta importante etapa na vida das pessoas.
O momento festivo deve ser guardado com a máxima satisfação, tanto pelo formando como por seus familiares. E normalmente quem vai cuidar do evento é uma empresa contratada pela comissão de formatura, de forma que, para garantir a alegria da data, a Fundação Procon-SP destaca importantes itens que devem ser considerados na contratação do serviço.
A Fundação mantém um cadastro fundamentado das reclamações recebidas pelos consumidores, de forma que uma consulta prévia à relação pode ser o suficiente para eliminar alguma empresa selecionada. O endereço do Procon-SP na internet é www.procon.sp.gov.br.
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O que colocar no contrato
Aqui as dicas basicamente são direcionadas à comissão de formatura, que será a responsável pela negociação dos termos do contrato. Faça um levantamento de um número considerável de empresas, de forma a poder avaliar e comparar os preços e serviços oferecidos por cada uma.
Está difícil escolher? Peça recomendações de pessoas confiáveis. E por que não fazer uma prova teste? Isto mesmo! Experimente o cardápio oferecido, compareça a eventos realizados pela empresa e vistorie os locais pretendidos para a locação.
Nesta hora não é bom correr riscos, fique atento à possibilidade de algo imprevisto acontecer. Caso isso ocorra, a empresa terá que tomar providências de última hora de forma a resolver a situação. Para sua maior proteção deixe isto bem claro em contrato e mantenha sempre o mesmo padrão do local se a troca for inevitável.
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Outras informações tão importantes quanto estas devem constar no contrato, como datas, horários, locais da colação, baile e coquetel, cardápios servidos, decoração, número de convites e mesas por formandos, aluguel da beca, preços de cada item, formas de pagamento, números de parcelas e encargos por atraso no pagamento. Se houver banda musical, nome e repertório devem ser discriminados.
Como você pode perceber, tudo que for combinado verbalmente deverá estar escrito no papel e aprovado pela maioria, tendo em vista que o contrato de formatura é coletivo e as decisões devem ser tomadas não só pela comissão, como sob a concordância de cada formando, que deverá exigir uma cópia do documento.
Fotos e filmagem
Em um momento importante como a sua Festa de Formatura não há como esquecer do principal: as fotos. Portanto, não se esqueça de verificar se os serviços de cobertura fotográfica e filmagem estão devidamente descritos em um item específico do contrato.
A família terá permissão para fotografar a festa? E para filmar? O álbum poderá ser recusado ou o aluno terá que comprar um número mínimo de fotos? A empresa deverá deixar tudo minuciosamente descrito no contrato para que o formando não seja prejudicado depois da festa.
Uma sugestão de quem já passou pela experiência é esperar a poeira baixar. Pois é, nada de comprar todas as fotos em que apareceu logo após a Festa. Não são raros os casos em que, após alguns meses da conclusão da festa, as empresas, diante do encalhe de parte das fotografias e filmes, as empresas responsáveis pela filmagem da festa acabam oferecendo os mesmos itens por valores muito mais atrativos.
E se o contrato precisar ser cancelado?
Imprevistos acontecem e o aluno pode ter que desistir da festa ou ainda ser reprovado. Neste caso, é importante se informar sobre os termos da rescisão do contrato, destacando aqui a possibilidade de a quantia paga ser devolvida, devem ser bem claros.
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A idéia é chegar a um consenso que não prejudique as partes, estipulando, por exemplo, percentuais de restituição de acordo com o tempo do aviso de cancelamento em relação à data marcada para o evento. O estudante não tem como escapar do pagamento de alguma despesa administrativa. Afinal, as reservas são feitas com antecedência e uma saída repentina acarretaria o aumento dos gastos para os demais participantes. A retenção então se torna uma espécie de multa.
Mas, que percentual de retenção pode ser considerado aceitável? Essa é uma das condições que deve analisar antes de assinar o contrato com uma empresa. Caso suspeite que houve abuso você sempre pode procurar esclarecimento junto ao Procon. Leve o documento à Fundação Procon para que o valor cobrado seja avaliado e a entidade confirme se houve ou não abuso. Tomando estes pequenos cuidados as chances da festa ser realmente um sucesso se tornam cada vez maiores.