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SÃO PAULO – A sua empresa é pequena, mas nos últimos tempos você tem reparado que falhas na comunicação entre os funcionários têm prejudicado a eficiência com que as atividades são conduzidas.
Por mais que o senso comum sugira que, quanto menor o número de funcionários, melhor seria a comunicação, na prática nem sempre é isso que se verifica. Exatamente por terem um quadro mais enxuto, muitas empresas não acreditam que seja necessário adotar controles rígidos de processos.
Afinal, basta que as pessoas falem entre si! Mas, diante do dia a dia corrido, isso acaba não acontecendo. O resultado? Bem, ele se traduz na duplicação de tarefas, adoção de padrões distintos para execução de uma mesma atividade, perda de “know-how”, etc. E, é nessa área que a intranet pode contribuir de forma importante.
Melhorando a comunicação interna
Como o nome já sugere, o sistema permite a criação de uma rede interna, à qual somente os funcionários e colabores da empresa podem acessar. Além de reduzir os custos de transmissão de informação, o sistema também contribui para aperfeiçoar os canais de informação internos.
Uma das vantagens da intranet é que permite centralizar em um único local toda a informação que precisa ser compartilhada pela equipe. Assim, procedimentos rotineiros podem ser facilmente acessados por todos da equipe, o que contribui para difundir o conhecimento, e ajuda no treinamento de novos funcionários.
Com a rede, os departamentos podem conversar entre si, trocando informações relevantes para o bom andamento do trabalho na empresa, e contribuindo para o maior planejamento das atividades. Através a rede, os funcionários poderão consultar dados como lista de preços, estoques e financeiras, posições de venda e normas internas.
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Outra área na qual a intranet pode contribuir é na difusão da imagem corporativa. Um funcionário comprometido precisa entender para onde a empresa está caminhando, quais são seus planos e objetivos para o futuro. A divulgação, ainda que parcial, das metas da empresa aumenta a transparência e contribui para o maior engajamento dos funcionários.
Quanto é preciso investir?
Como era de se esperar, contudo, são necessários alguns investimentos. Além dos custos de desenvolvimento da intranet, que exigem o envolvimento de um webdesign para ajudar na estruturação do conteúdo e navegação, já que na prática a intranet corporativa funciona da mesma forma que um website, é preciso investir na segurança.
Afinal, estamos falando de informações e dados relativos às atividades da empresa, que não podem ser acessados por qualquer um. Nesse sentido, é preciso a adoção de um sistema conhecido como firewall, que é responsável pelo monitoramento do tráfego de informações e proteção dos dados corporativos contra acessos não autorizados. Além disso, a empresa precisa destacar um profissional para se responsabilizar pelo suporte técnico e manutenção do sistema.
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Os custos variam de acordo com o gosto do freguês. A partir de R$ 5 mil uma empresa pode obter uma solução simples, porém eficiente, desde que já tenha uma infra-estrutura montada na área de informática. Para os mais sofisticados não faltam opções, com intranets que permitam diversos graus de acesso de usuários, acesso em filiais, atualização dinâmica e outras características, porém sempre a uma custo crescente.
