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SÃO PAULO – Usar o e-mail não é algo muito complexo. Mas sempre surgem algumas dúvidas de criar uma resposta padrão, sair da conta de forma certa e até cancelar o envio de uma mensagem.
Confira nove truques do Gmail, serviço de e-mail com cerca de 500 milhões de usuários, que facilitam a vida do usuário, aumentam sua segurança e ajudam a tirar o máximo de proveito do que ele oferece:
1- Não se esqueça de responder às suas mensagens
Muitas pessoas lêem os e-mails, mas deixam para responder depois e, consequentemente, esquecem. Para evitar que isso acontece, o usuário pode usar o aplicativo “Snooze Your Email for Gmail”, que permite instalar uma ferramenta que envia lembretes para que certas mensagens sejam respondidas.
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2- Sair de uma conta aberta em outra máquina
O Gmail permite que o usuário deixe a conta aberta em vários computadores ao mesmo tempo. Porém, isso pode deixar informações e mensagens pessoais vulneráveis.
O usuário pode fechar a conta aberta em outra máquina. Basta ir no canto inferior direito da página e clicar no link “Detalhes”, lá é possível ver a última vez que a conta foi usada e fechar o e-mail na opção “Sair de todas as outras seções da web”.
3- Encontre e apague as maiores mensagens
Muita gente não apaga suas mensagens. No entanto, chega uma hora em que a conta atinge sua capacidade máxima e fazer a limpeza passa a ser mais difícil. A página www.findbigmail.com ajuda o usuário a encontrar os e-mails que ocupam mais espaço em sua caixa de entrada e ainda envia uma mensagem com atalhos para os e-mails mais pesados.
4- Envie respostas padrão
Para responder a vários emails com uma mesma mensagem, você precisa ativar uma função especial. Vá em “Configuração”, selecione “Labs” e depois ative “Respostas predeterminadas”. Escreva então uma mensagem que você usará com frequência: vá na seta no canto inferior direito da mensagem, ao lado do ícone de lixeira, e escolha “Resposta predeterminada”, “Nova resposta predeterminada” e dê um nome para o modelo criado.
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Depois, quando for responder a uma mensagem, vá no mesmo local e escolha “Resposta predeterminada” ,”Inserir” e escolha a resposta padrão salva anteriormente.
5- Faça buscas avançadas
Quando você tem muitos e-mails, fica difícil de encontrar alguma mensagem específica. Para encontrar o que precisa, o ideal é usar a ferramenta de buscas avançadas. Selecione uma pequena seta na parte superior central da tela, dentro do campo de pesquisa ao lado do símbolo do Google. Ao selecionar “De” ou “Assunto” é possível filtrar as mensagens por quem enviou ou pelo tema.
6- Evite que mensagens cheguem por meio do Google+
Todas as pessoas que criam uma conta no Gmail são inscritas automaticamente no Google+, a rede social do Google. Assim, qualquer pessoa que também use a rede pode escrever para outro usuário, mesmo que não saiba seu endereço de e-mail.
Porém, é possível desativar esse recurso na seção de “Configurações”. Responda “ninguém” à pergunta “Quem pode lhe enviar e-mails via perfil do Google+?”
7- Cancele o envio de mensagens
Você se arrependeu de ter enviado uma mensagem? Vá em “Configurações” > “Labs” e ative a função “Cancelar envio”. Sempre que enviar um email, aparecerá no topo da caixa de entrada a opção de cancelá-lo. Mas atenção: você terá apenas alguns segundos para isso.
8- Saiba quantos emails não lidos você tem pela aba do navegador
Uma forma de saber quantas mensagens não lidas estão em sua caixa de entrada sem ter de estar na página do Gmail é indo em “Configurações” > “Labs”, ativar a função “Icone de mensagem não lida” e salvar as alterações. A partir daí, o ícone do Gmail na aba do navegador passará a trazer o número de emails não lidos.
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9- Exporte seu e-mail
O Gmail tem funções além de correio eletrônico: por exemplo, guardar contatos e compromissos na agenda. Cada uma delas pode ser enviada para outros programas e aparelhos, para que sejam guardadas ou usadas em outros dispositivos. Para fazer isso, clique na palavra Gmail em vermelho no canto superior esquerdo da tela e selecione “Contatos”. Depois em “Mais” e, em seguida, “Exportar”. Uma vez nessa opção, escolha que tipo de informações deseja exportar e siga as instruções do Gmail.