Pare de culpar o próximo, ache o erro e arrume-o

Ariel Mehler é graduado em engenharia de produção pelo instituto Mauá de Tecnologia, pós graduado pela FGV MBA com foco em finanças e diretor industrial da Adatex S.A.

Imagine chegar todo o dia no trabalho e observar inúmeros projetos que começam, demandam muita energia de vários colaboradores e nunca são terminados.

Nesse cenário a desilusão e desmotivação da equipe é tão rotineira que todos os funcionários da empresa já consideram “normal”. O questionamento não é aceitável, grandes somas de dinheiro são despendidas em projetos intermináveis e os melhores talentos, de tão desmotivados, desistem de fazer parte da equipe e procuram outras oportunidades.

A desorganização, falta de objetividade e falta de transparência, existentes em um ambiente como o descrito, são os principais ingredientes para uma morte lenta e quebra de um negócio.

Na tentativa de interromper esse circulo vicioso e transcender para um circulo virtuoso Jeff Sutherland criou em 1993 o método Scrum, de mesmo nome que seu livro.
A ideia inicial por trás desse método era criar mecanismos mais confiáveis e ágeis para criação de softwares. O processo se desenvolveu por anos, até que em 2010 Jeff foi convidado pelo FBI para ajudar na implantação do sistema de software integrado de informações que prometia acelerar e organizar todas as investigações.

Os prazos não eram cumpridos, a empresa que na época desenvolvia o software, a cada nova solicitação do FBI, aumentava o custo do projeto e cada vez mais a sensação era de que se jogaria uma imensa quantidade de dinheiro no lixo sem a entrega de um resultado efetivo.

Com o método Scrum, em constante aperfeiçoamento a mais de 20 anos, Jeff conseguiu implantar o desejado pelo FBI dentro dos custos planejados.

O que é, então, que esse método fez para acelerar a eficiência do projeto do FBI e faz, hoje em dia, para tantas outras empresas que criam ambientes de trabalho altamente eficientes?

A proposta por trás do método Scrum é mais que um simples roteiro de tarefas a serem realizadas. É uma profunda análise do ambiente em que uma empresa esta inserida e o conhecimento das opções que ele te oferece.

Times ágeis, pequenos, autônomos em suas decisões e com pessoas com diferentes conhecimentos entre si são essenciais para colocar em pratica esse mecanismo.

Porém, somente esses elementos não serão suficientes para garantir a interação da equipe. É preciso criar um forte senso de propósito para os seus integrantes, de maneira que eles se comprometam com o objetivo final do projeto em que estejam inseridos.

A opção por times pequenos também tem um propósito. Times grandes tendem a ter muito desperdício de tempo e com o aumento dos canais de comunicação, ou seja, mais pessoas, essa perda é garantida através da criação de “ruídos” que atrapalham o andamento do trabalho.

As tarefas dentro desses times são delineadas de maneira que barreiras sejam rapidamente vencidas. Na verdade existe um membro responsável, especificamente, por derrubar qualquer coisa que impeça a resolução do objetivo final e outro membro que define qual é esse objetivo.

O que se propõem, de maneira resumida, é que projetos sejam divididos em pequenos blocos temporais (subprojetos). No começo de cada subprojeto os membros do grupo discutem o que querem e como chegarão no resultado desejado. Uma vez iniciado o processo, diariamente, a pessoa responsável por retirar os entraves se reúne com a equipe e define o que precisa ser “azeitado”. No final desse bloco se discute o resultado e se prepara para iniciar um novo ciclo porem, dessa vez, aplicando as melhorias atingidas na etapa anterior.

Para que a metodologia descrita acima seja bem sucedida alguns pontos precisam ser estritamente respeitados:
• Foque em uma tarefa por vez. Fazer várias coisas ao mesmo tempo gera dispersão do pensamento e, por consequência, cria lentidão;
• Tudo que estiver em processo custou dinheiro e energia e, se não entregue, significa uma perda;
• Faça certo da primeira vez e se errar conserte imediatamente;
• Não trabalhe mais horas que o normal. O cansaço causa erro e o erro gera retrabalho;
• Crie objetivos que podem ser alcançados. Objetivos inalcançáveis são desmotivadores;
• Evite a todo custo burocracias estúpidas.

Esse método cria mecanismos para examinar o sistema que produziu uma falha para então corrigi-la, ao invés de procurar um culpado. Entregas rápidas e incrementais possibilitam a resposta célere para perguntas como: Estamos no caminho certo? Ganharemos dinheiro com isso?

Que professor, empresário, cientista ou desenvolvedor de software não gostaria de ser mais eficiente e chegar no produto final correto, seja ele físico ou não? Imagine percorrer todo o percurso para que no fim se descubra que a chegada não era a desejada. Uma perda de tempo, e tempo é a única coisa que não se recupera.
Scrum não só te leva a ganhos exponenciais de eficiência mas também te leva a ser mais feliz. Afinal, uma pessoa que tem propósito no que faz, autonomia e vê rapidamente o resultado do seu trabalho (e que esse resultado seja o procurado) é uma pessoa mais realizada.

Agora imagine um ambiente oposto ao descrito logo no começo desse artigo. Imagine chegar todo o dia no seu trabalho e se encontrar com sua equipe, uma equipe proativa, autônoma e cheia de vontade. Imagine a vontade de entregar cada vez mais, cem vezes mais, quinhentas vezes mais, mil vezes mais.
O método Scrum te possibilita tudo isso e muito mais.

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