Tempo de reunião não deve ultrapassar 15 minutos

SÃO PAULO – Ter uma agenda lotada de reuniões faz parte da rotina de muitos executivos. Mas, muitas vezes, um compromisso marcado termina muito além do tempo programado. Neste período, o profissional ouviu de tudo, desde os planos de férias do líder até o que a empresa planeja realizar nos próximos anos – e que ele já sabia.

Diante deste cenário, existe um período adequado para que uma reunião de negócios aconteça, sem que esta atrapalhe toda a rotina de uma equipe? De acordo com Tom Peters*, autor do livro Projetos Sim Tarefas Não, é possível que um gestor de projeto planeje a reunião com a equipe em 15 minutos.

Segundo o autor, participar de uma reunião de, no máximo, 15 minutos, no início do expediente, para repassar as principais atividades do dia, pode fazer toda a diferença. Além disso, quando houver um problema no meio do dia de trabalho, o executivo também pode convocar uma reunião de 15 minutos para resolver o problema.

Por que 15 minutos?

Peters afirma que, quando as pessoas já sabem que possuem apenas 15 minutos para resolver os seus assuntos profissionais, elas conseguem fazer isto neste determinado período. Como não há espaço para enrolar.

Assim, acabam aqueles rituais que causam perda de tempo e tornam as reuniões intermináveis. Para o autor, a reunião de no máximo 15 minutos rotineira transmite poderosas mensagens de ação, clareza, brevidade, foco e simplicidade.

Para finalizar, o autor ressalta que é importante que o gerente de projeto sempre faça a reunião de 15 minutos. Quando ele estiver ausente, o ideal é que delegue a tarefa para outro membro da equipe, para dar continuidade ao projeto.

* Reportagem baseada no livro “Projetos Sim Tarefas Não”, escrito por Tom Peters. O livro faz parte da série Reinventando o Trabalho – 50 Maneiras de Transformar “Tarefas” em projetos de alto impacto e foi publicado pela editora Campus.