Surpresas no trabalho: como lidar com o inesperado sem travar a rotina?

Imagine se alguém da equipe diz, um dia antes da entrega do projeto, que não irá conseguir terminar sua parte. O que fazer?

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SÃO PAULO – O trabalho da equipe corria muito bem até que dois imprevistos aconteceram: um dos membros se demite e uma das gerentes anuncia a todos que está grávida. O que o líder e os demais integrantes do grupo devem fazer nessa hora?

Se não deu para prevenir, o jeito é remediar. De acordo com o CEO (Chief Executive Officer) do Grupo Soma, Antonio Carminhato, quem ficou na equipe e, principalmente, o líder terão que fazer o trabalho de quem saiu.

“Em tese, o líder deve ter a capacidade de desenvolver todas as atividades de seus subordinados, com mais ou menos dificuldade. Ele precisa fazer, ainda que não seja especialista no assunto”, afirma Carminhato. O que pode ser perigoso é o gestor delegar aos que ficaram todas as atividades do membro que saiu, sem se responsabilizar por parte delas. Desta forma, há o risco de a equipe se sentir sobrecarregada.

Prazos não cumpridos

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O cumprimento dos prazos é um imperativo nas empresas, que hoje, mais do que nunca, visam aos resultados. Agora, imagine se alguém da equipe aparece um dia antes da entrega do projeto avisando que não irá conseguir terminar sua parte. O líder precisa agir rapidamente, se quiser manter seu emprego e a imagem do departamento.

A recomendação do CEO do Grupo Soma é socializar o trabalho para o cumprimento do prazo, mesmo que isso signifique sobrecarga de trabalho para alguns. Já a reação perante o funcionário que não cumpriu seu prazo depende da cultura da empresa.

Algumas são tolerantes. Em outras, se o profissional não cumpre prazos e metas, é imediatamente cortado, sem que tenha uma segunda chance. Existem ainda empresas cuja característica é a alta especialização de seus profissionais, o que as torna dependentes de alguns funcionários. Nelas, a tolerância com erros é maior, pois se sabe da dificuldade de substituir alguém muito especializado.

Prevenir é possível

Sem dúvida, o inesperado sempre acontece. Entretanto, na medida do possível, é importante prevenir algumas situações. Se alguém da equipe se casou, por exemplo, a chance de gravidez é grande. Não é aconselhável, portanto, dar um projeto de longo prazo a esta pessoa.

Aliás, o mais aconselhável é, antes de iniciar um grande projeto e dividir as funções, conversar com cada um de maneira sincera. “O líder deve se reunir com o subordinado, avisar que o projeto irá demorar um ano para ser realizado e questionar: posso contar com você? Se o empregado piscar, já se sabe que não pode contar com ele”, diz Carminhato, ao explicar uma forma de prever, sem muita precisão, é claro, futuras demissões.

Outra coisa muito importante: a empresa deve sempre ter um plano B, um processo alternativo. Isso significa que é importante que todos os colaboradores saibam desenvolver atividades que antecedem e procedem as que realizam. “Em uma indústria, o operário que realiza o 15º processo precisa saber fazer o 14º e o 16º”.

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“O executivo de visão antecipa situações que não estão nítidas. Em locais com neblina, as pessoas só enxergam 50 metros à frente. O bom líder enxerga além disso, vê uma curva perigosa e desacelera. Ele toma atitudes para solucionar o óbvio e o imponderável”, conclui o especialista.