Saiba quem são os vilões da reunião e como lidar com eles

SÃO PAULO – Embora as reuniões de negócios sejam fundamentais em algum momento, também são conhecidas pela perda de tempo que causam aos seus participantes. O problema se torna ainda pior quando os vilões fazem parte do grupo. Talvez esse termo não seja comum para você, mas a verdade é que um deles deve fazer parte da sua equipe de trabalho sem que você se dê conta.

Se você tem muitos problemas com colegas durante as reuniões de trabalho, confira como reconhecer a personalidade do vilão e o que fazer para lidar com ela:

1.O falador. O falador é aquela pessoa que nunca fecha a boca. Ele fala durante toda a reunião e quer opinar sobre tudo, ainda que não tenha um ponto de vista formado.

O problema: A fixação do falador por opinar em todos os assuntos transforma a reunião em um momento cansativo e entediante. Além disso, suas discussões sem argumento atrasam a reunião e tomam o tempo de todos os presentes.

A solução: Defina tópicos específicos para serem discutidos na reunião e dê um prazo curto para que eles sejam resolvidos. Isso vai dar a todos os participantes (inclusive o falador) a noção de que apenas o essencial deve ser apontado.

2. O viciado. O viciado adora reuniões. Por ele, o dia seria composto apenas por esses compromissos. E, por esse motivo, ele agenda uma reunião atrás da outra, para resolver assuntos triviais, que podem ser discutidos rapidamente.

O problema: A quantidade de reuniões agendada pelo viciado acaba com a produtividade da equipe. Agendar reuniões atrás de reuniões faz com que todos percam tempo e rendam menos que poderiam.

A solução: Combine um fluxo com o viciado para que as reuniões sejam utilizadas de acordo com o seu real propósito. Sugira reuniões semanais ou mensais e defina novas alternativas para os assuntos mais rápidos, como e-mails ou telefonemas.

3. O atrasado. O atrasado se considera mais importante que qualquer outra coisa ou pessoa. Por isso ele acha que cumprir horários não se aplica a ele, e aparece na hora que bem entende.

O problema: As chegadas tardias do atrasado atrapalham a agenda de todos os presentes na reunião, fazendo com que compromissos sejam perdidos ao longo do dia. Quando ele chega todos estão irritados e o clima na reunião acaba sendo tenso sem necessidade.

A solução: Inicie a reunião no horário agendado sempre, independente de quem estiver ou não presente. E não retome as informações perdidas quando o atrasado chegar. Perder informações importantes vai fazer com que ele perceba que precisa estar presente na hora marcada.

4. O egocêntrico. O egocêntrico tem a estranha habilidade de virar qualquer tópico de uma reunião para si mesmo, de maneira que os únicos assuntos discutidos sejam suas conquistas e projetos particulares.

O problema: A necessidade de atenção com os projetos do egocêntrico tira do sério os demais participantes da reunião. Falar sobre objetivos pessoais é aceitável até certo ponto, mas exagerar no assunto tira o foco principal do encontro e impede que os problemas reais sejam resolvidos.

A solução: Lembre o egocêntrico de que a intenção da reunião é discutir os tópicos relacionados ao trabalho. Seja gentil, mas interrompa suas divagações a respeito de projetos pessoais e traga o tema novamente para o que interessa ao grupo em geral.

5. O sem propósito. O sem propósito é aquele que agenda uma reunião para discutir… Nada. Os tópicos que ele propõe já foram todos resolvidos.

O problema: Falar sobre assuntos que já foram discutidos faz com que o tempo que poderia ser útil para desenvolver novos projetos acabe virando uma revisão do que já foi concluído.

A solução: Estabeleça um cronograma visual com tópicos a serem discutidos e tópicos que já foram resolvidos. Isso vai ajudar o sem propósito a entender que os assuntos assinalados como “já resolvidos” não devem ser trazidos novamente sem necessidade.

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