Saiba como tornar reuniões via videoconferência mais eficazes

SÃO PAULO – As reuniões corporativas acabaram se tornando um grande ladrão de tempo, diante da quantidade de responsabilidades que os profissionais encaram nos dias de hoje. Segundo o sócio da Tríade do Tempo, Christian Barbosa, pesquisas realizadas por sua empresa estimam que apenas um terço das reuniões é eficaz. O restante implica horas desperdiçadas e dinheiro perdido.

Por isso, a tecnologia de videoconferência passou a ser vista como aliada fundamental para ajudar na redução de custos e aumentar a eficácia corporativa das reuniões, principalmente em tempos de crise aérea, em que o deslocamento a outras regiões do país é dificultado.

“Os benefícios para quem adota este recurso são inúmeros, mas, sem comportamentos adequados nos encontros virtuais, eles podem acabar nas mesmas estatísticas das reuniões presenciais”, revela o especialista em produtividade pessoal.

Dicas para videoconferência produtiva

Para tornar as reuniões via vídeo eficazes, em primeiro lugar, é importante adotar uma tecnologia de alto desempenho, que garanta a qualidade de transmissão de imagens e voz. “Neste sentido, recomendo os sistemas da empresa Aethra Networks, líder global no mercado de soluções para comunicação em vídeo e sistemas de audioconferência, que detém 85% do mercado europeu”, cita.

Além disso, como qualquer outro tipo de reunião, a videoconferência também passa por três fases: planejamento, ação e acompanhamento. A fase de planejamento na videoconferência merece destaque e atenção redobrada.

O planejamento acontece antes da reunião e define o que será discutido nela. Para ser rápido e focado, pode ser importante reduzir o número de objetivos da reunião. “É preciso esclarecer o que se espera da reunião. O objetivo principal deve ser divido em tópicos, com tempo definido para a realização de cada um. Envie este planejamento para os convidados que realmente devem estar presentes no dia da reunião”.

Momentos antes da reunião

Previamente, verifique os equipamentos a serem utilizados e confira o funcionamento de câmeras e microfones. É viável também pensar em um plano B, caso aconteça algum problema de infra-estrutura que atrapalhe o processo.

Depois, defina regras de conduta, para que a videoconferência ocorra conforme o planejado. É importante que cada ponto a ser tratado no encontro e o apontamento de boas práticas sejam passados logo no início.

Dessa forma, defina quem irá conduzir a reunião, posicione as pessoas que terão uma participação mais ativa no centro da mesa e próximos da câmera, o que ajuda na participação e colaboração dos menos participativos e evita feudos de reuniões paralelas, e faça um acordo, para não ocorrerem conversas paralelas.

Etiqueta

Apenas uma pessoa pode falar por vez. Quem quiser a palavra deve pedir e esperar o término para iniciar. Já o condutor da reunião deve anotar as tarefas que deverão ser executadas pós-reunião e deve repeti-las, com o intuito de garantir o entendimento e a atribuição da responsabilidade de execução.

“Reuniões com duração de até 90 minutos são possíveis na videoconferência, mais do que isso é bem provável que os participantes percam o foco e as conversas paralelas tomem conta”, garante Barbosa.

Após a condução da reunião, chega o momento da sua finalização formal, que inclui o envio da ata da reunião e das atividades a serem executadas pós-reunião. “Não sou favorável a atas formais, apenas em reuniões que exigem tal protocolo. Um simples e-mail com o objetivo e os pontos que foram acertados já é mais que suficiente. O que deve ser reforçado são as atividades com datas de término e seus responsáveis claramente definidos”, ressalta.