Reuniões: você ganha ou perde tempo com elas?

SÃO PAULO – Você, executivo, sente que as horas do seu dia estão “evaporando” e não consegue bem explicar por quê? Enquanto não consegue a resposta, esticar o seu expediente tem sido o recurso utilizado para poder realizar todas as tarefas do dia, sem deixar de cumprir os compromissos externos.

Porém é importante que você identifique as reais causas deste problema. E uma delas pode ser a forma como as reuniões são conduzidas em sua empresa. Sendo assim, segue a pergunta: você ganha ou perde com a realização de reuniões freqüentes na empresa onde trabalha?

Reuniões na medida certa

A prática de agrupar pessoas para a discussão e solução de problemas pode ser eficiente. Porém, exige preparo por parte dos envolvidos, principalmente os que ocupam cargos de liderança e ficam responsáveis por conduzir a prática.

Não é exagero dizer que algumas empresas procuram treinar seus funcionários, sobretudo os executivos, para esta prática. Afinal, tempo é tudo que eles não podem perder, certo?

Para se convencer rapidamente da importância desta iniciativa, pense a respeito: quanto tempo do seu dia é usado para a realização de reuniões? Quando elas terminam, sua lista de pendências aumenta ou diminui?

Coloque os resultados na balança

Adotar o hábito de resumir as reuniões, por meio de ata ou simplesmente pelas suas anotações pessoais, é uma ótima forma de avaliar os resultados.

O controle do tempo destinado a esta prática também requer exercício: determinando, por exemplo, uma hora para a realização de cada reunião, todos os participantes exercitam a objetividade, ou seja, a necessidade de expor problemas e propor soluções dentro deste prazo.

Tenha em mente que reuniões devem ser feitas para solucionar e não somente para encontrar novos problemas. Caso contrário, sua lista de pendências ficará cada vez maior!

Com a palavra, o “controle”

Na fase de treinamento, é importante que a equipe eleja alguém para controlar a reunião. Desta forma, ficará sob sua responsabilidade guiar os participantes, avisando-os quando o assunto principal sair de foco (problema bastante comum!) e quando o tempo não estiver sendo aproveitado como deveria.

Faça a sua parte e procure ser o mais claro possível. Para isso, esteja ciente do assunto a ser discutido, anote suas dúvidas e opiniões a respeito, bem como sugestões de melhoria.

Colabore na condução deste processo, sendo objetivo e evitando alimentar discussões infundadas. Caso isso aconteça com sua equipe, procure, sutilmente, alertar seus integrantes.

Atenção aos horários

O ideal é que a reunião seja agendada para o melhor horário entre todos os integrantes. Uma reunião improvisada, ou seja, escalada de última hora, gera vários problemas. O principal deles é o acúmulo de trabalho, já que as pessoas não se preparam para se ausentarem de seus afazeres. Por esta razão, fatalmente esticarão seu expediente.

Da mesma forma, é importante respeitar os horários de almoço e de término do expediente. Escalar funcionários para uma reunião quinze minutos antes do horário de saída? Nem pensar, a não ser que se trate de um assunto realmente importante!

Experimente hoje mesmo adotar algumas destas medidas em sua empresa. Sua agenda vai lhe agradecer, e muito. Não perca mais tempo!