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SÃO PAULO – Para muitos profissionais, as reuniões são vistas como verdadeira perda de tempo. Algumas são realmente improdutivas e outras duram muito tempo e acabam sobrecarregando os empregados que, ao final delas, terão de agilizar para repor suas atividades.
Essas reuniões podem representar uma perda de R$ 900 mil por ano para uma empresa com média de 30 profissionais. É o que afirma a diretora da Velasco Consultoria Organizacional, Lúcia Velascio. “As organizações despendem muito dinheiro por desconhecerem ou não usarem a técnica de condução de reunião”.
Para saber o quanto uma reunião foi improdutiva, é feito um cálculo com o número de pessoas que participam, tempo que se gasta em média em reunião e a média salarial dos empregados.
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São consideradas improdutivas, reuniões que as pautas são definidas no último momento. Os profissionais são convocados de última hora e vão despreparado. “As pessoas começam discutir um assunto e saem do foco, não definem ações e prazos”, afirma Velascio.
Já as reuniãoes produtivas, quando direcionadas de forma adequada, favorecem a comunicação, o alinhamento entre os profissionais, as tomadas de decisões, solução de problemas e, se bem conduzidas, envolvem pessoas chave no processo, trazendo como subproduto a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. Porém, a falta de planejamento somada à falta de habilidade dos participantes são os principais fatores que levam muitas empresas tornarem essas reuniões exaustivas e sem resultados.
Como inverter a situação
Para que a reunião tenha produtividade e apresente resultados é preciso que a pauta seja formulada e bem definida antes de ter o encontro, contendo os assuntos relevantes e essenciais abordados.
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O tempo também não deve se estender mais que uma hora, depois disso, elas se tornam cansativas tanto para os profissionais, quando para seus chefes. “O ideal é que seja conduzida por alguém capaz de focar os assuntos”, ressalta a diretora. Uma alternativa para evitar o desperdício de tempo são as stand up meetings, realizadas somente para assuntos mais rápidos e informativos.
Outra dica que ela sugere é repensar se aquela reunião poderia ser dispensável e se optar por outros recursos para transmitir as informações, por telefone ou e-mail, seria mais eficiente. Caso seja necessária, deixe claro os objetivos e os resultados esperados e convide pessoas que realmente irão agregar valor ao encontro.
Se o profissional convidado para sentir que será tempo perdido e tem outras obrigações mais urgentes, não sinta receio em recusar o convite. Para isso, a diretora diz que o ele deve levar em conta qual assunto será tratado e que será seu papel na reunião. “Ao fazer essas perguntas, já estará ajudando o superior na análise da participação de quem ele está indicando para reunião”, conclui.