Reuniões à distância: em tempos de pandemia, cresce o uso de videoconferência

Tecnologia passou a ser vista como aliada na redução de custos e no aumento da eficácia corporativa das reuniões

Equipe InfoMoney

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SÃO PAULO – No Brasil, desde que os primeiros casos da gripe Influenza começaram a ser divulgados, o uso da videoconferência para realização de reuniões aumentou 5%, de acordo com a Polycom, que comercializa soluções voltadas a esse tipo de encontro à distância.

No México, primeiro foco da gripe suína, as vendas e soluções de videoconferência já aumentaram cerca de 10%.

Reuniões corporativas

Segundo o sócio da Tríade do Tempo, Christian Barbosa, pesquisas realizadas por sua empresa estimam que apenas um terço das reuniões é eficaz. O restante implica horas desperdiçadas e dinheiro perdido. Por isso, a tecnologia de videoconferência passou a ser vista como aliada na redução de custos e no aumento da eficácia corporativa das reuniões.

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“Os benefícios para quem adota este recurso são inúmeros, mas, sem comportamentos adequados nos encontros virtuais, eles podem acabar nas mesmas estatísticas das reuniões presenciais”, revela o especialista em produtividade pessoal.

Dicas para videoconferência

Para tornar as reuniões via vídeo eficazes, em primeiro lugar, é importante adotar uma tecnologia de alto desempenho, que garanta a qualidade de transmissão de imagens e voz. Além disso, como qualquer outro tipo de reunião, a videoconferência também passa por três fases: planejamento, ação e acompanhamento. A fase de planejamento na videoconferência merece destaque e atenção redobrada.

O planejamento acontece antes da reunião e define o que será discutido nela. Para ser rápido e focado, pode ser importante reduzir o número de objetivos da reunião. “É preciso esclarecer o que se espera da reunião. O objetivo principal deve ser dividido em tópicos, com tempo definido para a realização de cada um. Envie este planejamento para os convidados que realmente devem estar presentes no dia da reunião”.

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Momentos antes da reunião

Previamente, verifique os equipamentos a serem utilizados e confira o funcionamento de câmeras e microfones. É viável também pensar em um plano B, caso aconteça algum problema de infraestrutura que atrapalhe o processo.

Depois, defina regras de conduta, para que a videoconferência ocorra conforme o planejado. É importante que cada ponto a ser tratado no encontro e o apontamento de boas práticas sejam passados logo no início.

Dessa forma, defina quem irá conduzir a reunião, posicione as pessoas que terão uma participação mais ativa no centro da mesa e próximos da câmera, o que ajuda na participação e colaboração dos menos participativos e evita feudos de reuniões paralelas. Faça um acordo, para não ocorrerem conversas paralelas.

Após a condução da reunião, chega o momento da sua finalização formal, que inclui o envio da ata da reunião e das atividades a serem executadas pós-reunião. “Não sou favorável a atas formais, apenas em reuniões que exigem tal protocolo. Um simples e-mail com o objetivo e os pontos que foram acertados já é mais que suficiente. O que deve ser reforçado são as atividades com datas de término e seus responsáveis claramente definidos”, ressalta Barbosa.