Quer ser mais organizado? Comece por você e influencie os outros

Para especialista, o primeiro passo é organizar a mesa de trabalho, ou seja, deixe-a sem papéis com tarefas soltas anotadas

SÃO PAULO – É o desejo de muitos profissionais ter uma rotina de trabalho organizada. Mas será que adianta ter um método de produtividade, enquanto os colegas e os chefes são desorganizados, não têm senso de urgência e de prioridade?

Para o especialista em administração do tempo e produtividade e fundador da Triad PS, Christian Barbosa, a resposta é sim. Ele explica que se o profissional não persistir em sua tática ele acabará sendo influenciado pelo ambiente de trabalho.

“Eu acredito muito no poder da influência, que não podemos mudar pessoas facilmente. Mas por meio da nossa atitude, de exemplo, criamos um reflexo nas pessoas ao nosso redor”.

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Mas como influenciar as pessoas?
Isso se aplica também no ambiente de trabalho. O primeiro passo, segundo o especialista, é organizar a mesa de trabalho, deixando-a visualmente mais limpa, ou seja, sem papéis com tarefas soltas anotadas.

O segundo é registrar todas as demandas em um única ferramenta de produtividade. Utilize esta ferramenta em todas as ocasiões, incluindo nas reuniões. Barbosa aconselha dizer que o meio utilizado é a única maneira que a pessoa tem de lembrar o que deve ser feito.

No caso dos chefes, quando ele enviar alguma atividade, o indicado é anotar na frente do gestor. Se for preciso, questione a prioridade e mostre o trabalho de planejamento que você está realizando.

“Se houver um estagiário no seu departamento, ótima oportunidade de sentar e mostrar como ele deveria se planejar, sugerir o uso eficiente da agenda, do e-mail etc”.

Outra dica é imprimir a lista de prioridades e deixar visível na mesa. Quando algo for concluído faça um risco. Sobre o e-mail, deixe-o fechado, tenha horários para responder, explique isso às pessoas.

“Ninguém gosta de mudar porque alguém mandou, as pessoas mudam por suas próprias escolhas, baseadas em exemplos, foi assim desde a infância e funciona até hoje. Se não mudarem, não se importe com isso. Ter o conhecimento e não aplicar é uma terrível omissão a si mesmo, uma hora alguém irá cobrar o preço e ele pode ser muito caro”.