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SÃO PAULO – Que reuniões mal conduzidas atrapalham a produtividade nas empresas todos já sabem. Conforme afirmou o especialista em gerenciamento de tempo, Christian Barbosa, o problema é perceptível aos funcionários. O que muitos não sabem, porém, é como fazer com que estes encontros sejam mais eficientes.
“Segundo um estudo que realizamos na Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de aproximadamente R$ 500 mil a cada 100 funcionários. Esse é um grande problema a ser enfrentado pelas corporações”, afirmou Barbosa.
O levantamento, realizado com 2000 pessoas, mostra que 64% dos participantes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas. “O condutor de uma reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos”.
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Como conduzir bem?
Para que o condutor consiga fazer uma reunião eficiente, Barbosa dá as seguintes orientações:
- Estabeleça previamente os objetivos: evite ao máximo convocar uma reunião de última hora. Para que ela seja produtiva, os participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas a serem discutidos;
- Convoque certo: analise o motivo da reunião e convoque as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas vezes, há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam estar fazendo outras coisas;
- Coloque os objetivos primeiro: inicie o encontro lendo o objetivo. Certifique-se de que todos os presentes agreguem algo ao tema e que concordem com o tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião;
- Permaneça em pé: “sempre que conduzo reuniões para clientes eu ajo dessa maneira”, afirmou Barbosa. “Isso me permite evitar conversas paralelas em função do meu posicionamento, observar os participantes e também me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido”, completou;
- Utilize um relógio no centro da mesa: assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo;
- Registre a memória da reunião: para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos;
- Avalie o processo: após a reunião, faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará a aprimorar sua técnica.
“Uma condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados”, finalizou Barbosa.
