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SÃO PAULO – “É para ontem”. “É urgente”. “Isso é prioridade”. Estas frases são comuns no mundo corporativo e nem sempre o profissional consegue distinguir realmente o que é importante ser feito naquele momento.
Para o especialista em administração do tempo e produtividade e fundador da Triad PS, Christian Barbosa, atualmente, as empresas sofrem do que ele chama de “mal da prioridade”. Ele explica que sem a clareza de prioridade, “muito se trabalha, muito estresse é gerado e no final pouca execução e resultado acontece de verdade”.
Barbosa cita uma situação corriqueira dentro das empresas: um profissional está trabalhando quando surge uma demanda urgente para ser atendida. Dois clientes com urgências pedem uma solução ao mesmo tempo. O primeiro é tranquilo, calmo e expressa sua urgência de forma mais educada, enquanto o segundo é mal humorado, indelicado, grosso e pior, não para de gritar. Quem você acha que será atendido primeiro: o calmo ou nervosinho?
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Segundo o especialista, com certeza o cliente irritado será atendido primeiro. “Isso é porque em uma empresa sem prioridade, a ordem definida é de execução através da gritaria e não de prioridades”.
Dois tipos de prioridades
Cabe ao líder ajudar a sua equipe para que ela saiba definir o que deve ser feito antes e depois. “Sem essa definição, tudo é priorizado de forma empírica, por gritaria ou de forma errada. E pode ter a certeza, de que a culpa não é do time”.
Barbosa explica que existem dois níveis de prioridades: as corporativas e as departamentais. As primeiras estão relacionadas diretamente com a estratégia, missão, visão e decisões do board para o período em exercício, sendo que as prioridades corporativas devem ser específicas, ter uma ordem de importância, e não devem ultrapassar três ou quatro prioridades.
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Já as prioridades departamentais “têm obviamente ligação com as prioridades corporativas, mas tem ligação com o dia a dia do departamento, de uma forma bem prática e objetiva”, diz ele.
Após esta definição, o segundo passo é comunicar as prioridades de maneira adequada. Para Barbosa, todos na empresa precisam saber exatamente o que deve ser feito quando duas situações urgentes surgirem.
“Não pela gritaria, coleguismo, nível hierárquico de quem está pedindo, mas de acordo com o que é mais importante para a empresa, que ajuda os objetivos a serem alcançados e coloca o time focado no senso de importância e não nas urgências”.
