E-mail: tome cuidado para que ele não substitua o diálogo em sua equipe

SÃO PAULO – Diante da correria do trabalho, não há dúvidas de que o e-mail facilitou muito a vida das pessoas, sobretudo no mundo corporativo. A comunicação se tornou mais ágil, propostas podem ser enviadas e aprovadas num piscar de olhos.

Mas tantos benefícios têm também o seu preço: podem, por exemplo, acostumar muito mal sua equipe. O fato de resolver tudo tão rápido, sem nem mesmo estabelecer contato com quem está do outro lado, pode gerar um péssimo hábito de querer resolver tudo sem muito esforço.

Combate à acomodação

Com o avanço da internet, e do e-mail por conseqüência, as pessoas se tornaram um tanto preguiçosas. Assuntos que deveriam ser resolvidos com um simples telefonema podem ser estendidos por horas, em razão do e-mail ou da pesquisa pela rede. Seu funcionário envia a mensagem e fica esperando o retorno, ou solicita uma informação simples pelo “fale conosco” do site, sem nem mesmo saber se o texto foi lido pela outra parte.

E o que fazer? O ideal é criar em sua equipe a consciência do quanto é importante o contato pessoal, sobretudo quando se fala de clientes. Existem momentos em que o e-mail é mesmo o veículo mais indicado, já que oferece a oportunidade de formalizar alguns assuntos. Mas isso não pode ser visto como regra.

Crie em sua empresa uma cultura de proximidade. Nada como uma boa conversa para resolver certas questões. A recomendação é ainda mais justificável quando o assunto for “relacionamento com clientes”. Pense: qual o impacto de ler uma proposta enviada por e-mail ou acompanhar pessoalmente a sua apresentação?

Atenção à escrita

Mesmo que o e-mail lhe pareça algo prático e inofensivo, tenha cuidado ao escolher os funcionários que representarão a empresa por meio deste veículo.

Algo que poderia ser prático e objetivo pode, em razão do caráter bastante impessoal, ser mal interpretado: a mensagem pode parecer formal, agressiva ou descontraída demais, mesmo quando a intenção não for esta. Pior ainda se for recheada com erros graves de português…neste caso, não há cliente, ou futuro cliente, que resista!

Treinamento para o bom uso do e-mail

Embora a internet faça parte da realidade de muitos profissionais, vale o alerta: nem todos sabem utilizar o e-mail como deveriam. Aí, vale a recomendação: treine os seus funcionários, mesmo que considere este procedimento básico demais. Você verá que este cuidado eliminará alguns problemas futuros e otimizará bastante o trabalho.

Por exemplo: conscientize sua equipe quanto à importância de organizar sua caixa de entrada de mensagens. O ideal é abri-la com certa freqüência, apagando os e-mails desnecessários e guardando os úteis em pastas eletrônicas. Isso facilitará uma busca futura.

Seus funcionários devem aprender a confirmar o recebimento das mensagens. Não há nada mais desagradável do que você fazer uma recomendação por e-mail e não receber resposta. Fica evidente a desatenção.

Por outro lado, sua equipe deve estar atenta ao fato de enviar mensagens muitas vezes desnecessárias. Tal medida, além de “lotar” a caixa de mensagens do destinatário, fará com que ele, depois de certo tempo, nem abra mais o conteúdo que vier com este remetente, considerando-o tão inconveniente quanto os “spams”.

Mensagem com cópia? Nem sempre

É recomendável que você oriente sua equipe para lhe copiar nos e-mails importantes, para que possa acompanhar de perto o que acontece em sua empresa.

Agora, aí entra o bom senso: ninguém merece ser copiado em e-mails o tempo todo, principalmente em assuntos que não chegam nem perto de uma conclusão!

Embora o assunto pareça básico demais, as recomendações são muitas. Cabe a você, ou ao líder de sua equipe, estabelecer regras para a otimização do e-mail em sua empresa. A ferramenta é válida e não há dúvidas quanto a isso. Porém, todo cuidado é pouco!