E-mail: fique atento ao uso na empresa para não cometer nenhum engano

Embora reduza custos e otimize a comunicação na empresa em certas situações, é preciso tomar alguns cuidados no dia a dia

SÃO PAULO – Presente no cotidiano de muitas pessoas de idades variadas, o e-mail é utilizado para negócios, pesquisas ou simplesmente para um bate-papo com amigos. Afinal, a alternativa dribla alguns custos e oferece a possibilidade de se comunicar facilmente.

Porém, quem utiliza este recurso sabe que um certo descuido no recebimento ou no envio pode criar algumas situações embaraçosas, principalmente no ambiente de trabalho. Você já passou por isso?

Cuidados no envio

Um erro no envio pode ser bastante comum, tanto para quem está habituado a utilizar o e-mail quanto para quem está começando a conhecê-lo. Isso acontece, sobretudo, no ambiente empresarial, onde é bastante comum esta prática.

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Você consegue imaginar a cena? Atolado de trabalho, você deve passar vários e-mails por dia para pessoas diferentes. Porém, ao enviar uma informação, você a endereça à pessoa errada. Ou pior, responde um e-mail enviado a um grupo, como se tivesse se dirigindo somente a quem lhe remeteu a mensagem. Ou seja: aquela sua resposta “atravessada” foi lida por todos!

Parece óbvio para quem lê, mas muitos já vivenciaram algo parecido ou ainda poderão enfrentar a cena. Por isso, o melhor é se precaver.

Por mais que esteja com pressa, leia atentamente o conteúdo da mensagem a ser enviada. Confira mais uma vez. Só então coloque o endereço para onde será encaminhado o e-mail. Caso contrário, você poderá enviar algo inacabado, com informações erradas ou, ainda pior, para a pessoa errada.

Atenção ao recebimento

O mesmo vale no recebimento. É muito comum você ouvir, da área técnica da empresa, o alerta “não abra documentos com anexo, sem conhecer o remetente”. Mas é a pura realidade. A cada dia o número de vírus é maior e de impacto muito mais agressivo. A orientação portanto é justificável.

O cuidado deve ainda ser redobrado na hora de responder. Leia a mensagem, analise seus tópicos e só responda caso tenha certeza do que alegar. Se o assunto for urgente, comunique apenas o recebimento e que, o quanto antes, tomará as medidas necessárias.

O objetivo desta cautela é: um cliente lhe manda uma mensagem muito agressiva, reclamando de um produto fornecido ou serviço prestado. Você poderá, numa atitude impensada, ter duas reações ao responder imediatamente: defender-se à altura, ou seja, sendo extremamente indelicado, ou então jogar-se aos pés do cliente, pedindo mil desculpas e reconhecendo um erro que pode não ter fundamento.

Lembre-se que a atitude tomada ficará documentada e poderá resultar até mesmo em um grave desentendimento, ou então dará margem para que ele se veja no direito de sempre se dirigir a você neste tom.

O mesmo vale para e-mails da sua chefia. O caso pode gerar muita confusão e desgaste; portanto, pense antes de qualquer atitude.

Linguagem adequada

A linguagem é outro ponto que pode gerar certo erro de comunicação. Isso porque a pessoa não está vendo você e não tem como avaliar corretamente seu estado de espírito. Por isso, há assuntos que devem dispensar o uso do e-mail, para que sejam abordados pessoalmente.

A praticidade do instrumento pode acabar levando uma empresa ao comodismo de sua equipe ou à falta de uma comunicação adequada, fazendo com que tudo passe pelo e-mail.

Lembre-se que a formalização é importante, mas não ao extremo. Usado em excesso, haverá um momento em que ele perderá a sua funcionalidade, e você terá sua caixa de mensagens poluída por centenas de e-mails que, na verdade, vão e vem sem nenhuma solução, dificultando-o no recebimento de e-mails realmente prioritários.