Produtividade

Duas horas de discussão? Aprenda a organizar reuniões produtivas

Ganhando tempo, as melhorias nos resultados de sua empresa podem ser enormes

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SÃO PAULO – Embora essenciais para o diálogo e o andamento de muitos projetos, reuniões podem ser enfadonhas quando muito longas e pouco produtivas. Uma pesquisa de 2014 mostrou que as empresas perdem até ¼ do seu tempo em reuniões inúteis.

Ao mesmo tempo, organizar o sistema de reuniões e as falas de todas as pessoas presentes em uma sala é uma tarefa difícil.

Para ajudar nesse sentido, a empresa especializada em organização profissional OZ! Organize Sua Vida separou 5 dicas para otimizar essas reuniões e melhorar os resultados da empresa.

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1. Identifique o objetivo

Para que os participantes entendam a importância de uma reunião, é necessário estabelecer e divulgar o objetivo concreto para o encontro. Reuniões sem propósito tendem a não ser levadas a sério.

2. Prepare-se

Chegar à reunião com os assuntos organizados ajuda no andamento das pautas. Prepare listas, atas e documentos que possam ajudar, para que não seja perdido tempo buscando estas informações durante a reunião.

3. Mantenha o controle

Definir um mediador pode ajudar muito no andamento da conversa. Essa pessoa deve observar tanto o tempo quanto o foco dos tópicos abordados, evitando dispersões e seguindo uma agenda.

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4. Seja firme e decisivo

Reuniões costumam ser feitas para identificar ações e tomar decisões. Tenha certeza que foi identificado o que deve ser feito a partir da discussão e qual o papel de cada uma das pessoas responsáveis.

5. Distribua a ata e mantenha decisões

Faça o possível para que as decisões tomadas sejam encaminhadas, em forma de ata, o quanto antes. Isso ajuda a organizar tarefas e garantir que as definições sejam reconhecidas. “Antes de terminar a reunião, o responsável pela ata pode compartilhar com os participantes tudo o que foi conversado e decidido, assim, em tempo real, cada um poderá anotar a sua parte, opinar e fazer as correções necessárias”, diz a consultoria.

 

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