Desempenho profissional: foco durante o expediente já é meio caminho andado

SÃO PAULO – Você chega no escritório, liga seu computador e abre os e-mails. E assim começa mais um dia de trabalho. Percebe que, diante de tudo o que tem para fazer, só em mais duas mensagens recebidas, as tarefas aumentaram!

O dia não rende, como dar conta de tudo? Nada de pânico e console-se, pois esta é uma pergunta bastante comum nos dias de hoje. Afinal, a necessidade de acumular várias funções faz com que você se perca em prioridades, e conseguir conciliar tarefas torna-se um forte diferencial. No entanto, para se dar bem, você não pode perder o foco.

Analise sua rotina

Identifique, no seu dia-a-dia, os “inibidores” da sua produtividade: fatores que o levam a desviar completamente do seu objetivo. Para isso, primeiro planeje sua rotina, com metas mais urgentes a serem cumpridas.

Faça uma lista de tarefas em sua agenda ou caderno de anotações. Destaque as mais importantes, pois assim saberá por onde começar, e o que postergar, no caso de surgirem outras “missões urgentes” no seu dia.

Agora, examine friamente o que desvia sua atenção no serviço. Vale tudo: os fatores alheios à sua vontade (ligações telefônicas, e-mails internos, excesso de reuniões prolongadas, novas ordens recebidas do seu chefe) e os que você mesmo causa (ida constante ao banheiro, parada para o café, conversa na hora errada, consulta a e-mails pessoais, telefonar para casa várias vezes ao dia etc.).

Tenha o seu tempo sob controle

Mais do que ninguém, você sabe tudo o que tem para fazer. Portanto, comece vigiando a sua atitude. Isso não significa “virar um chato” no trabalho, sem olhar nem para o lado e muito menos falar com alguém. Trata-se de focar sua atenção nos momentos estratégicos.

Exemplo: em qual período do dia você sente que, pessoalmente, rende mais no trabalho? Há pessoas que se sentem mais dispostas e dinâmicas logo no início do expediente, outras no período da tarde. Pois bem, aproveite estes momentos para zerar pendências!

Uma coisa de cada vez?

Evite iniciar muitas atividades de uma vez, pois ficará muito difícil dar conta de todas ao mesmo tempo. É claro que isso nem sempre depende de você, mas aí lhe cabe determinar prazos ou mesmo dizer não, quando perceber que realmente não terá meios de realizar logo o que foi solicitado.

Recusar-se a fazer algo, em algumas situações, é altamente estratégico para você e para seu chefe. Fica muito pior assumir um trabalho, gerar expectativas e não realizá-lo depois, do que ser sincero e racional o suficiente para dizer que “o prazo proposto é inviável”.

Vale lembrar que, durante o dia exaustivo de trabalho, você tem direito de curtir alguns momentos de “ócio criativo”. Isso significa reservar um tempo para se atualizar, observar a concorrência, preparar-se para as novas idéias. Afinal, ninguém é uma máquina totalmente programável e você poderá chegar ao desgaste!

Organize seus horários

Combine com seu chefe o melhor horário do dia para as reuniões rotineiras, visando conciliar sua rotina e a dele. Determinem um tempo máximo de duração e, para agilizar o processo, procure organizar uma pauta com os assuntos principais a serem tratados, para que não se percam.

Aliás, foco é fundamental também nas reuniões. Não há nada pior do que ficar duas horas numa sala, e perceber que, no final, sua principal pendência ficou sem solução!

Você não está sozinho

Aprenda a trabalhar em equipe. Isso significa dividir tarefas quando se sentir “atolado”, mas também resistir à tentação de se dispersar com uma discussão inflamada sobre política ou futebol. Tudo bem, é do seu time que estão falando…mas o relatório precisa ser entregue para o seu chefe amanhã…a escolha é sua!