Contratar um facilitador de reunião pode causar atrasos em processos essenciais

SÃO PAULO – Para auxiliar e conduzir com eficácia uma reunião, as empresas contam com o facilitador. Atualmente, muitas companhias contratam profissionais terceirizados para a posição.

No entanto, essa prática não é de todo modo recomendável, já que muitas informações serão divididas com alguém de fora. Além disso, para a consultora da DBM, Irene Azevedo, cabe ao líder da equipe o papel de ser o facilitador durante as reuniões.

“As pessoas estão nos cargos de gestão sem estarem preparadas e o líder, que já esta sobrecarregado com as atividades, não é treinado pela empresa para assumir essa função [de facilitador]”, diz Irene.

Na avaliação da consultora, é daí que nascem as figuras externas para o papel. A consequência, diz, é a “juniorização das posições de gestão”, situação na qual o líder torna-se apenas um mero controlador de sua equipe, deixando de lado as ações motivacionais e de liderança.

Como encontrar um facilitador?
Já que as empresas não capacitam o próprio líder para o papel, treinar funcionários pode ser a única solução encontrada por elas. Ao capacitar esse profissional para a execução do cargo, a corporação criará uma motivação extra para este indivíduo e evitará a presença de terceiros nas reuniões, endossa Irene.

“Mesmo sabendo que o líder deveria ser treinado para exercer essa função, as empresas optam por treinar um ou outro funcionário, o que demanda menos tempo. De qualquer maneira, acaba sendo uma decisão sábia para o curto prazo, já que trazer alguém de fora impossibilitaria o crescimento interno de qualquer profissional”.

A consultora ressalta ainda que a contratação de um serviço externo poderia tirar ainda mais as responsabilidades que os funcionários da empresa deveriam ter, especialmente o gestor.

O facilitador: ele é o cara!
Com a presença de um facilitador, as reuniões mal administradas, com o desperdício de tempo e dinheiro, ficarão no passado da empresa. “Sem um comando, a reunião irá virar bagunça, pois todos querem liderar. A chance dessa reunião não se concluir adequadamente é muito grande”, ressalta Irene.

Um facilitador comprometido com a reunião contribui para a fluidez das questões, sem ficar preso a assuntos que não agregam nada aos objetivos do encontro.

“Esse profissional precisa saber se comunicar, dar feedback aos demais e guiar a reunião na tentativa de resolver os assuntos e não perder tempo”, explica a consultora.

Com o facilitador, a reunião terá inicio, meio e fim, tudo organizado por uma agenda. “Por ser uma tarefa dificil, esse cargo geralmente é ocupado por profissionais seniores, que possuem capacidade de se impor frente os demais”, lembra Irene.

O processo será composto por objetivos, disciplina e exatidão na resolução dos temas discutidos pelos envolvidos na reunião.