Consultor conta o segredo das reuniões eficazes

"Ao conhecer estudiosos, descobri que cobrar metas em uma empresa é muito mais eficaz na segunda-feira do que na sexta", diz Luiz Fernando Garcia

SÃO PAULO – “Pesquisa recente realizada nos Estados Unidos mostrou que uma pessoa só consegue permanecer concentrada em uma tarefa por 11 minutos. E, uma vez incomodada, seja por um colega de trabalho, um e-mail ou um toque de telefone, demora em torno de 25 minutos para se concentrar novamente. Isso pode gerar uma perda de produtividade de até duas horas diárias”, explica o consultor de empresas Luiz Fernando Garcia.

A dificuldade de concentração e a necessidade de produtividade cada vez maior nas organizações são questões ainda mais críticas quando o assunto é reunião.

Afinal, como tornar uma reunião eficiente e evitar que ela seja pura perda de tempo? “Ao conhecer estudiosos da mente humana, descobri que cobrar metas em uma empresa é muito mais eficaz na segunda-feira do que na sexta e que é melhor fazer pequenas reuniões, para discutir temas específicos, do que longos encontros que tratam de assuntos diferentes”, afirma Garcia.

Falhas nas reuniões

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Ele cita ainda outras falhas em reuniões, como os horários marcados não cumpridos, o excesso de participantes, quando o assunto não é pertinente a todos, e a falta de objetividade das pessoas.

Daí a necessidade de um líder, explica o consultor. “Para que a empresa seja organizada e os funcionários vejam o gestor de maneira positiva, sua atuação como líder nas reuniões é fundamental”.

Assim, caso o líder tenha um compromisso inadiável no horário, ou, por algum motivo, não possa participar do encontro, é importante eleger um colaborador para tomar as rédeas da reunião. No dia seguinte, ele pode conversar com aqueles que estiveram presentes no encontro e se mostrar por dentro daquilo que foi discutido.