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SÃO PAULO – O e-mail é um meio de comunicação eficiente no ambiente de trabalho, mas também pode ser bastante contra-produtivo. Para evitar perder tempo com e-mails sem propósito é preciso colocar em prática algumas regras simples. Confira quais são elas:
1. Desligue as notificações. Seja no seu celular ou no seu Outlook, ter notificações surgindo na sua tela a todo minuto não vai ajudar em nada a sua produtividade. A não ser que você esteja esperando por um contato de extrema importância, sua caixa de e-mails pode esperar até que você esteja menos ocupado. Modifique as suas configurações para não se sentir tentado a abrir cada novo e-mail.
2. Não assine newsletters desnecessárias. É muito comum receber convites para assinar newsletter via e-mail. Talvez o assunto de uma delas até seja do seu interesse, mas as próximas podem apenas lotar a sua caixa de entrada. Para não correr esse risco, evite realizar assinaturas de newsletters. Mesmo que elas sejam enviadas diretamente para a caixa de spam, isso vai fazer com que o seu e-mail trabalhe de maneira mais lenta.
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3. Não use imagens na assinatura. Em alguns casos será necessário realizar buscas no seu e-mail e filtrá-las por aquelas que incluem anexos. Se a sua assinatura é composta por uma imagem, ela, automaticamente, se tornará um documento anexo. Isso pode prejudicar suas buscas futuras.
4. Não trate de assuntos difíceis. Se alguém no trabalho quer resolver um problema particularmente complicado, prefira fazer isso pessoalmente. Manter longas discussões sobre temas confusos via e-mail dificulta a comunicação e a interpretação do assunto, fazendo com que ele se prolongue mais que o necessário.
5. Fique atento às suas informações confidenciais. Não importa quantos programas de proteção você tenha instalados no seu computador, seu e-mail nunca será totalmente seguro. Portanto, esteja completamente atento às informações que você fornece nesse meio.
6. Prefira links a documentos anexos. Existe uma série de programas gratuitos que permite a você enviar documentos por meio de links, ao invés de anexá-los. Você pode fazer isso por meio do Dropbox, do Google Drive ou do Microsoft Skydrive. Esse tipo de recurso facilita o envio de e-mails, uma vez que ele fica mais “leve”.
7. Crie uma lista de contatos. Decorar endereços de e-mail e digitá-los a cada vez que você precisar enviar algo é bastante trabalhoso e faz com que você perca muito tempo. Em vez disso, prefira criar uma lista de contatos que inclua os nomes com os quais você mais se corresponde.
8. Preencha o destinatário por último. Enviar um e-mail sem conteúdo é muito vergonhoso e dá a você o retrabalho de enviá-lo novamente, da maneira correta. Para evitar esse tipo de imprevisto, preocupe-se em preencher primeiro o assunto e o corpo do e-mail.
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