Concentração: saiba como melhorar a sua e aprenda a se planejar

SÃO PAULO – Tem gente que simplesmente não consegue se concentrar. Durante o expediente acha muito difícil não se envolver em todo tipo de conversa que está rolando na sua área, toca diversas atividades ao mesmo tempo, mas não finaliza nenhuma e fica constantemente preocupado com o celular, checando se algum amigo ligou ou mandou mensagem.

Para aqueles que não nasceram com o dom de se desligar completamente do que está acontecendo a sua volta, conseguindo com grande facilidade mergulhar em suas atividades, vale a pena observar algumas dicas elaboradas pelo coordenador do curso de administração da IBS/FGV (IBS Business School/Fundação Getulio Vargas), Alexandre Rolim.

As dicas
Antes de mais nada, Rolim explica que tempo é um recurso como qualquer outro, e só através de uma boa administração dele é que podemos atingir o máximo de produtividade nos projetos e atividades que estamos desenvolvendo.

A questão chave para se concentrar em suas atividades passa pelo planejamento delas. Se você não tiver um planejamento claro das atividades que precisará desenvolver ao longo do seu dia, é mais fácil se perder e se desconcentrar. Além de planejar seu dia, é recomendado verificar, ao final dele, o que você conseguiu e o que não conseguiu fazer, “é nesse momento que você vai perceber onde desperdiçou seu tempo”, diz Rolim.

Na prática, o especialista recomenda que, ao chegar no escritório, o profissional sente e elabore uma matriz de importância da suas tarefas. Para isso, claro, você vai precisar saber avaliar o que é importante e o que pode ficar em segundo plano. Essa ponderação não é algo tão simples, vai requerer certa prática e experiência do profissional.

Além de entender a importância das tarefas e elaborar essa matriz de prioridades, veja os pontos que atrapalham a gestão do seu tempo e, por tabela, afetam sua concentração:

Foque nos resultados e não nos meios – se você não tiver foco no objetivo final, ou seja, no resultado esperado do trabalho, fica mais fácil se perder nos meios, nas tarefas intermediárias. É importante, portanto, ter claro e bem definido qual o objetivo das tarefas que está desenvolvendo.

Saiba dizer não – tudo é sempre urgente, e sempre será assim. O profissional deve entender que ele não precisa dizer sim para todas as demandas em momentos em que seu tempo esteja no limite.

A angústia que um volume de tarefas superior ao tempo disponível gera nos profissionais é um fator que consome seu tempo. “A angústia de pensar que vai ter que fazer tudo já te leva a perder tempo”, analisa Rolim. Recusar tarefas, porém, é uma questão delicada. É importante explicar para seu chefe que ele já te passou tarefas demais e que você não terá tempo hábil para finalizar todas. Peça que ele priorize as demandas.

Aprenda a delegar – saber delegar funções ajuda no desenvolvimento das atividades. Nem sempre os profissionais fazem a melhor escolha ao se envolverem em todas as tarefas. “Saber delegar funções é uma capacidade que o profissional deve ter. Ele precisa saber onde deve se dedicar; entender seu posicionamento dentro do processo”, explica Rolim.

Verifique – verificar se o que você planejou no começo do dia foi realizado também é um elemento essencial. É nessa hora que você vai entender aonde seu tempo está sendo desperdiçado. Para isso, vale mais uma dica: o planejamento deve ter um suporte físico, coloque em uma agenda, no excel, ou em um simples papel, mas escreva.

No final do dia, observe tudo que você se propôs a realizar e o que efetivamente foi feito. Analise se não cumpriu determinadas tarefas por falta de tempo ou porque extrapolou ao navegar na internet, perdeu muito tempo no café, ou em qualquer outra atividade que não tenha nada a ver com suas atividades.

Descanse – concentração e descanso estão intimamente ligados. Sem uma noite de sono com qualidade, vai ser difícil mergulhar nas suas atividades e dar seu melhor. É necessário se desligar do trabalho, mas lembre-se, o importante não é o tempo desse desligamento, mas sim a qualidade dele. “Pessoas que trabalham mais felizes são mais produtivas”, diz Rolim.