Como montar uma apresentação de sucesso para a equipe?

Dúvida do leitor: “Como fazer uma boa apresentação para a equipe?”

Resposta de Luís Giolo*: 

“O primeiro passo para uma apresentação de sucesso é demonstrar paixão pelo assunto que vai apresentar. O segredo é usar sua cabeça para alcançar os corações do time. É preciso encontrar o seu objeto de entusiasmo e o deles para ter a motivação necessária para compartilhar algo que faça sentido para ambos.

Depois, é preciso entender bem a audiência, como neste caso seria o seu time, balanceie o que eles querem tirar dessa apresentação com o que você quer que eles tirem. Lembre-se: eles nunca escutam o que você está dizendo, mas o que isso significa para eles.

Vale lembrar que qualquer bom apresentador precisa ser inspirador, ou seja, caloroso, animado, apaixonado, enérgico, descontraído e comandante do que vai falar. Ideal é contar uma história inspiradora, levando para o lado pessoal, pois isso cria conexão com a sua audiência.

Passo a passo

Para montar a apresentação seja claro e seja breve. Por slide: diga o que você precisa em 25 palavras ou menos e trabalhe com três a seis linhas no máximo.

Para ter uma ideia de duração, para uma apresentação de uma hora, algo entre 12 e 15 slides é suficiente.

Uma outra dica é usar menos estatísticas e falar mais do significado delas. Memorizar os slides para evitar ficar lendo passa um ar de segurança e credibilidade.

Sobre as plataformas disponíveis para fazer uma boa paresentação indico o PowerPoint, que é mais conhecido, mas também recomendo a SOAP (State of the Art Presentations), se quiser ajuda profissional aqui no Brasil, que faz um bom trabalho. Outra opção é a Smartalk, tem layouts bons e vão além dos slides se quiser, ajudando a construir a narrativa.

Tanto a Soap como a Smartalk são pagas. Elas são empresas especializadas nesse tipo de serviço, mas sempre disponibilizam algum conteúdo gratuito se você estiver cadastrado no site deles.

A própria Harvard (HBS) vende pacotes de slides prontos para usar em apresentações de alto impacto – a depender do objetivo da apresentação pode ser uma saída também.

Dicas para apresentar

Em relação ao momento da apresentação em si, melhor jogar fora o script e fazer contato visual. Pense no que está na cabeça da audiência ao te ouvir, o que os mantém acordados. E sempre vale ensaiar antes.

Para começar, vá direto ao ponto principal. Não enterre o tópico mais importante no meio ou ao final da apresentação.

Pense em perguntas chaves para guiar o texto da apresentação: “Qual é a minha causa aqui? Qual problema queremos resolver? Como somos diferentes? Por que você deveria se importar com isso?”. Isso é uma dica prática: usar pontos de interrogação em vez de afirmações ajuda a convidar ou desafiar o público.

Outra parte importante da performance em si é o estilo: 55% da comunicação é visual, então, capriche no layout dos slides, 38% é vocal e apenas 7% envolve palavras. Encontre o ritmo, ache o tom certo, faça pausas para causar impacto e use palavras-chave conectadas ao seu tema.

Falar um pouco mais rápido do que o normal ajuda para manter a atenção. Use uma postura aberta, fazendo contato visual 60% a 70% do tempo e gesticule com as mãos.

Na hora da apresentação todos os olhos estarão em você, então cuida também da aparência – mesmo à distância.

Bons líderes são normalmente bons apresentadores.

Ainda, resumo os 7 Cs da boa comunicação que podem ajudar. Na hora da apresentação seja:

• Claro
• Conciso
• Concreto
• Correto
• Coerente
• Completo
• Cortês

Confira um resumo de como fazer uma boa apresentação:

Recomendações

Existem muitas boas apresentações para servir de exemplo na web. Recomendo as palestras do TED Talks.

Além disso, livros muito bons para ajudar: “O Princípio da Pirâmide” e “Say with Charts”,  (“Fale com gráficos”, em tradução livre), da McKinsey, “The Perfect Pitch”, (“A apresentação perfeita”, em tradução livre) de Jon Steel,  entre outros.”

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*Luís Giolo lidera a prática de tecnologia e comunicações da Egon Zehnder para a América Latina, consultoria de recrutamento especializada em C-Level. Ele administra projetos de busca de executivos, sobretudo para cargos em conselhos de administração, presidência, direção geral e de marketing. Giolo possui bacharelado em administração pela FGV, MBA pela Kellogg School of Management, da Northwestern University, dos EUA, além de mestrado executivo em consultoria e coaching para mudanças pelo Insead.

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