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Como montar uma apresentação de sucesso para a equipe?

Luis Giolo, da recrutadora Egon Zehnder, compartilhas as dicas que vão ajudar os profissionais a montarem apresentações de impacto

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(Getty Images)
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Dúvida do leitor: “Como fazer uma boa apresentação para a equipe?”

Resposta de Luís Giolo*: 

“O primeiro passo para uma apresentação de sucesso é demonstrar paixão pelo assunto que vai apresentar. O segredo é usar sua cabeça para alcançar os corações do time. É preciso encontrar o seu objeto de entusiasmo e o deles para ter a motivação necessária para compartilhar algo que faça sentido para ambos.

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Depois, é preciso entender bem a audiência, como neste caso seria o seu time, balanceie o que eles querem tirar dessa apresentação com o que você quer que eles tirem. Lembre-se: eles nunca escutam o que você está dizendo, mas o que isso significa para eles.

Vale lembrar que qualquer bom apresentador precisa ser inspirador, ou seja, caloroso, animado, apaixonado, enérgico, descontraído e comandante do que vai falar. Ideal é contar uma história inspiradora, levando para o lado pessoal, pois isso cria conexão com a sua audiência.

Passo a passo

Para montar a apresentação seja claro e seja breve. Por slide: diga o que você precisa em 25 palavras ou menos e trabalhe com três a seis linhas no máximo.

Para ter uma ideia de duração, para uma apresentação de uma hora, algo entre 12 e 15 slides é suficiente.

Uma outra dica é usar menos estatísticas e falar mais do significado delas. Memorizar os slides para evitar ficar lendo passa um ar de segurança e credibilidade.

Sobre as plataformas disponíveis para fazer uma boa paresentação indico o PowerPoint, que é mais conhecido, mas também recomendo a SOAP (State of the Art Presentations), se quiser ajuda profissional aqui no Brasil, que faz um bom trabalho. Outra opção é a Smartalk, tem layouts bons e vão além dos slides se quiser, ajudando a construir a narrativa.

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Tanto a Soap como a Smartalk são pagas. Elas são empresas especializadas nesse tipo de serviço, mas sempre disponibilizam algum conteúdo gratuito se você estiver cadastrado no site deles.

A própria Harvard (HBS) vende pacotes de slides prontos para usar em apresentações de alto impacto – a depender do objetivo da apresentação pode ser uma saída também.

Dicas para apresentar

Em relação ao momento da apresentação em si, melhor jogar fora o script e fazer contato visual. Pense no que está na cabeça da audiência ao te ouvir, o que os mantém acordados. E sempre vale ensaiar antes.

Para começar, vá direto ao ponto principal. Não enterre o tópico mais importante no meio ou ao final da apresentação.

Pense em perguntas chaves para guiar o texto da apresentação: “Qual é a minha causa aqui? Qual problema queremos resolver? Como somos diferentes? Por que você deveria se importar com isso?”. Isso é uma dica prática: usar pontos de interrogação em vez de afirmações ajuda a convidar ou desafiar o público.

Outra parte importante da performance em si é o estilo: 55% da comunicação é visual, então, capriche no layout dos slides, 38% é vocal e apenas 7% envolve palavras. Encontre o ritmo, ache o tom certo, faça pausas para causar impacto e use palavras-chave conectadas ao seu tema.

Falar um pouco mais rápido do que o normal ajuda para manter a atenção. Use uma postura aberta, fazendo contato visual 60% a 70% do tempo e gesticule com as mãos.

Na hora da apresentação todos os olhos estarão em você, então cuida também da aparência – mesmo à distância.

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Bons líderes são normalmente bons apresentadores.

Ainda, resumo os 7 Cs da boa comunicação que podem ajudar. Na hora da apresentação seja:

  • Claro
  • Conciso
  • Concreto
  • Correto
  • Coerente
  • Completo
  • Cortês

Confira um resumo de como fazer uma boa apresentação:

(Leo Albertino/ InfoMoney)

Recomendações

Existem muitas boas apresentações para servir de exemplo na web. Recomendo as palestras do TED Talks.

Além disso, livros muito bons para ajudar: “O Princípio da Pirâmide” e “Say with Charts”,  (“Fale com gráficos”, em tradução livre), da McKinsey, “The Perfect Pitch”, (“A apresentação perfeita”, em tradução livre) de Jon Steel,  entre outros.”

Tem alguma dúvida sobre carreira? Envie sua pergunta para o e-mail carreira@infomoney.com.br. A próxima resposta dos nossos especialistas pode ser a sua!

*Luís Giolo lidera a prática de tecnologia e comunicações da Egon Zehnder para a América Latina, consultoria de recrutamento especializada em C-Level. Ele administra projetos de busca de executivos, sobretudo para cargos em conselhos de administração, presidência, direção geral e de marketing. Giolo possui bacharelado em administração pela FGV, MBA pela Kellogg School of Management, da Northwestern University, dos EUA, além de mestrado executivo em consultoria e coaching para mudanças pelo Insead.

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