Aprenda a se sair bem em uma reunião e ainda impressionar o chefe

SÃO PAULO – É verdade. Existem vários tipos de clientes, parceiros e chefes, cada um com expectativas diferentes. No entanto, existem regras que são universais para se dar bem em uma reunião. Além do mais, ainda dá para ganhar pontos com o chefe por meio de sua performance.

Com base nisso, a diretora da consultoria Vox Solutions, empresa do Cliv Solution Group, Celina Beatriz Gazeti, preparou uma lista com o que fazer e o que não fazer. Por exemplo, é importante ser pontual. Isso demonstra respeito aos envolvidos no encontro. “Atrasos desgastam relações. Além disso, imagine se as pessoas começam a reunião sem você. Ao chegar, você será o centro das atenções”, enfatiza.

Vestuário

Usar roupas adequadas faz parte das regras básicas que todos sabem, mas nem todos levam a sério. Por meio dos trajes, é possível transmitir credibilidade e competência, acredite! Logo, as mulheres devem evitar decotes, saias curtas, perfumes fortes, roupas estampadas em demasia e cores extravagantes. Em uma reunião de negócios, prefira o neutro.

É claro que toda regra tem sua exceção. A escolha das roupas depende de seu ramo de atuação, bem como da empresa com que se negocia. Por exemplo, em um acordo entre agências de publicidade, espera-se que as pessoas usem roupas menos clássicas e mais contemporâneas.

Disposição

É fundamental ir para todas as reuniões com a disposição genuína de contribuir. Isso pode parecer difícil, quando as reuniões em torno de um mesmo tema se repetem, mas ninguém nunca chega à conclusão alguma. Mas faça um esforço para enxergar inovação naquele antigo problema.

“Dê sua alma na reunião, transmita energia e entusiasmo e demonstre paixão pelo que faz. Se passaram horas de reunião, controle-se, para não mostrar irritação e inquietação. Não fique olhando para o relógio, mexendo no celular, rabiscando em um papel ou se distraindo com algum detalhe da sala. Mantenha o foco e a classe, ainda que o interlocutor seja prolixo”, recomenda a especialista.

Com relação ao celular, desligar é sempre melhor. Se não for possível, isto é, se estiver aguardando uma ligação urgente, avise as pessoas sobre o caso, com o intuito de evitar constrangimentos, se for necessário atender um telefonema.

Vá preparado

Evite situações embaraçosas, por ter deixado de estudar a pauta ou não ter dado conta de suas responsabilidades. Ao se preparar com antecedência, é mais fácil mostrar competência e demonstrar segurança, na avaliação de Celina.

Mas, caso você seja questionado sobre um assunto que não domina, não responda qualquer coisa. Diga que irá se informar e dar uma resposta. “Nesse caso, é interessante dar um prazo para o envio da resposta por e-mail. E, quando for fazer isso, envie com cópia para todos que participaram da reunião.”

É importante ainda não mudar os planos, sem avisar o chefe e culpar terceiros por projetos que não deram certo. Além disso, peça ajuda aos colegas. Isso é visto como algo positivo, e não como incompetência. Por fim, saiba receber e fazer críticas. Caso tenha uma crítica pertinente a fazer ao chefe, jamais faça na frente de outras pessoas, muito menos em uma reunião de negócios. Espere o encontro acabar.