Aprenda a aperfeiçoar suas reuniões

Se não forem planejadas, as reuniões podem se transformar em perda de tempo. Por isso, defina objetivos e liste todos os assuntos a serem discutidos

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SÃO PAULO – As reuniões são o ponto de partida para que o projeto dê certo. São nelas que se discutem possíveis problemas, se delegam tarefas e tenta-se chegar a uma solução que agrade a todos da equipe.

Em muitos casos, porém, as reuniões não são tão produtivas, ou podem ser aperfeiçoadas. Você, líder, sabe como melhorar o resultado destes encontros, para apenas ganhar tempo com eles?

Objetivos

Uma reunião só deve ser realizada se você tiver um objetivo bem claro a ser cumprido e precisa comunicá-lo. Como líder, este é seu papel, e você deve fazê-lo da maneira mais rápida possível, para que os colaboradores tenham tempo de executar.

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Depois de definido o objetivo – como discutir o próximo evento, por exemplo -, aperfeiçoe sua reunião montando tópicos de discussão para ela: qual será o orçamento do evento? Quantas pessoas serão convidadas? O que será servido?

Convocação

Depois de definidos os objetivos, é hora de informar aos participantes da reunião que eles deverão reservar parte de seu dia para uma conversa. Os objetivos devem ser determinados antes por um simples motivo: somente com eles você saberá quem deve chamar.

As reuniões ficam mais produtivas quando as pessoas certas são convocadas para elas. De nada adianta chamar alguém da área de execução, se o problema está no orçamento do evento.

Intermediação

Quem conduzirá a reunião? Não deixe que outra pessoa faça este papel por você, o que poderá causar conversas paralelas, hábito condenável para a produtividade da reunião. O condutor deve se preocupar em articular o pensamento do grupo, administrar os desacordos e garantir que todas as partes envolvidas no processo sejam realmente ouvidas.

Você também será responsável por somente abrir um assunto depois de decidido o último e não deixar que a reunião leve muito tempo: uma hora para reuniões com poucas pessoas e duas quando o grupo for grande.