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5 dicas simples para realizar reuniões mais eficientes

Confira dicas que vão fazer com que suas reuniões sejam realizadas de maneira mais eficientes

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SÃO PAULO – As reuniões são conhecidas por atrapalharem a rotina de grande parte dos profissionais. Mas é impossível negar sua necessidade. Então, como aproveitar esse tempo de maneira mais produtiva? Algumas técnicas simples podem ajudar. Confira 5 dicas que vão fazer com que suas reuniões sejam realizadas de maneira mais eficientes:

1. Defina os objetivos da reunião. Inicie a reunião com uma pergunta simples: qual o objetivo. Fazendo essa pergunta a todos os participantes da reunião você permite que eles vão direto ao ponto, discutindo apenas o que importa para alcançar aquele objetivo definido previamente.

2. Identifique o condutor. Embora a ideia da reunião seja ouvir a opinião de diversas pessoas sobre de um tema, é preciso identificar quem conduz aquela pauta. Ter mais de uma pessoa liderando a reunião pode complicar as coisas, uma vez que os participantes não sabem a quem se dirigir. Além disso, os condutores podem ter pontos de vista diferentes.

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3. Selecione alguém para tomar notas. É claro vocês não vão precisar de um escrivão, que anote todos os detalhes do que está sendo discutido. Contudo, ter uma pessoa dedicada a anotar os pontos mais importantes discutidos durante a reunião vai ajudar a retomar o assunto futuramente, para verificar o que tem sido feito a respeito.

4. Identifique itens de ação, resultados e prestação de contas. Não finalize a reunião sem resumir quais são os próximos passos tirados a partir dela. Identifique quais são os itens de ação, os resultados que vocês esperam com eles e de que maneira vocês prestarão conta daquilo. Só assim será possível acompanhar o processo com tranquilidade.

5. Pergunte o que pode melhorar. Ao fim da reunião tire um tempo curto apenas para perguntar aos seus parceiros de trabalho se há algo que possa ser feito para tornar a próxima reunião ainda mais eficiente. A partir dessas sugestões será possível estabelecer um fluxo que não atrapalhe o desempenho do trabalho de ninguém.

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