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SÃO PAULO – A correria do dia-a-dia fez do tempo um dos bens mais preciosos. No entanto, com prazos cada vez mais apertados e acúmulo de funções, administrá-lo também se tornou um desafio e tanto para os profissionais.
Mas, para o coach e o presidente da Núcleo Expansão, Alexandre Prado, uma boa maneira de ter o tempo como seu maior aliado é se planejar. No início, Prado aconselha aos profissionais fazerem uma lista de compromissos e tarefas. “Dessa forma, com conhecimento de tudo o que deve ser feito, é possível se planejar de maneira adequada”, disse.
Ele também ressalta que, diariamente, deve-se começar pelas atividades mais complexas e depois fazer o mais simples. Isso porque, segundo Prado, ao direcionar a energia para o que exige maior dedicação e atenção logo no início do dia, a chance de sucesso é muito maior. Quer saber como administrar seu tempo e obter mais resultados? Confira outras dicas do coach:
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1. Delegue tarefas, estabelecendo objetivos e definindo prioridades
Confiar e delegar funções para as pessoas ao seu redor, seja no trabalho ou na vida pessoal, é a melhor forma de estruturar uma rotina mais equilibrada. No entanto, saiba fazer isso de forma consciente, indicando o prazo de conclusão esperado e informando o objetivo, a fim de que o realizador da tarefa esteja ciente do que é esperado dele.
2. Controle o tempo em que executa as tarefas e veja se o tem dimensionado bem em seu planejamento
Ao analisar (e comparar) o tempo em que foi realizada uma tarefa com o que foi estimado, pode-se apurar eventuais desvios. “Uma vez cientes deles, é possível verificar se a tarefa foi bem executada e o tempo foi dimensionado errado, ou se o tempo estimado era suficiente, mas o problema recaiu sobre a execução da tarefa. É sempre válida esta análise”, observou Prado.
3. Solucione um problema de cada vez
Uma vez estabelecida a lista de prioridades, vá sistematicamente seguindo-a conforme o planejado. Ajustes podem ser realizados, mas, em regra, a disciplina é fundamental.
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4. Diga não a interrupções dos outros
Saiba dizer de forma adequada que não quer ou não pode ser interrompido. Trata-se de um processo de educação mútua. “Muitas vezes, as pessoas nos procuram porque elas pensam que sempre estamos disponíveis. Na medida em que começamos a estabelecer limites, elas passam a respeitar os momentos de disponibilidade ou não”, assinalou o executivo.
5. Aprenda a dizer não para as tarefas
“Será que sou a pessoa mais adequada a realizá-las?” Essa é uma ótima perguntar a fazer, mesmo que a tarefa tenha vindo do chefe. O compromisso de cada um deve ser com o resultado da empresa. Saber argumentar que tarefa pode ser feita por outra pessoa mais capacitada é um bom indicador de que os profissionais pensam na empresa. Esteja preparado para dizer não, mas fundamentar sua negação.
6. Insira em seu plano diário, alguns momentos para interrupções
Pare para beber uma água, um café, banheiro ou mesmo esticar o corpo. Hoje em dia, o home office é uma realidade e permitir-se pequenos intervalos para recarregar as energias não fará nenhum mal.
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7. Saiba utilizar os recursos que a informática disponibiliza
Hoje em dia gadgets, e-mail e redes sociais estão presentes na vida da maioria das pessoas. Entretanto, não fique refém deles. Saiba utilizá-los de forma consciente e moderada em todos os ambientes.
8. Fuja do perfeccionismo
Pessoas perfeccionistas tendem a se estressar mais, cobrar mais dos outros, gerar um clima mais desgastante.
9. Reveja sistematicamente os prazos para fazer ajustes, caso necessário
Planos e agenda devem ser revisitados sempre, pois os eventos, compromissos e tarefas vão sendo realizados, novos vão surgindo, outros adiados ou cancelados. Estando permanentemente conectado ao seu plano e agenda, mantendo-o atualizados, a tendência é que o resultado seja muito eficaz.
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10. Planeje o dia seguinte
Ao final do dia, relacione as tarefas a serem executadas no dia seguinte, definindo uma ordem de prioridade e, se possível, indicando quanto tempo investirá em cada uma.
