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A reforma tributária já começou a sair do texto da lei e entrar na rotina das empresas. Com IBS e CBS, erros em cadastros ou sistemas podem ter impacto direto na apuração dos tributos.
Uma data de entrega ou classificação tributária errada, ou mesmo a falta de vínculo entre documentos podem levar a empresa a cometer erros de apuração ou de lançamento. O InfoMoney ouviu dois especialistas em direito tributário para entender como funciona esse novo contexto fiscal e o que a empresa precisa fazer quando surgir alguma dúvida ou problema na escrituração.
Quando excluir um débito de IBS ou CBS lançado de forma errada?
Na verdade, o termo correto neste caso é “correção”, não exclusão do débito de IBS ou CBS, explica Maristela Ferreira de Souza Miglioli, do Ciari Moreira Advogados.
Alexandre Jorge, sócio do BBL Advogados, classifica as situações mais comuns de ajuste em três grupos:
- Desfazer a operação: se a operação não chegou a ser concluída, o ajuste ocorre por cancelamento; se o fornecimento já aconteceu e depois foi desfeito, trata-se de devolução. Nos dois casos, permanecem a base de cálculo e a alíquota da operação original.
- Erro nas informações da operação: valor, alíquota, classificação tributária, destinatário ou competência incorretos exigem um documento fiscal de correção.
- Situações atípicas previstas pelas regras do IBS e da CBS: entram aqui recusa no recebimento, não localização do destinatário, perecimento, perda, roubo ou furto durante o transporte e outras ocorrências que alterem o tratamento tributário da operação.
O que a empresa deve fazer quando identifica um débito de IBS ou CBS indevido?
O primeiro passo é corrigir o documento fiscal que deu origem ao débito. A apuração assistida de IBS e CBS parte das informações desses documentos e dos demais dados prestados pelo contribuinte.
Alexandre Jorge resume o procedimento em três etapas:
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- Emitir o documento fiscal adequado, seja de cancelamento, devolução ou correção.
- Obter o aceite do adquirente, quando o ajuste afetar o crédito aproveitado por ele.
- Conferir o reflexo na apuração assistida e, se o saldo ainda não incorporar todos os ajustes, emitir o documento de arrecadação com o valor corrigido.
O momento em que a empresa percebe o erro também muda o procedimento. Maristela Miglioli explica que, se o problema surgir antes da saída da mercadoria e dentro de 24 horas da emissão da nota, o documento pode ser cancelado, desde que não tenha ocorrido circulação, prestação do serviço ou vínculo com duplicata escritural.
Depois da saída da mercadoria ou desse prazo, a empresa não deve simplesmente cancelar a nota. Se a correção reduzir o imposto, o fornecedor precisa emitir o documento fiscal específico para registrar a redução.
A empresa ainda tem uma janela para ajustar a apuração assistida. Em regra, ela vai até o dia 15 do mês seguinte e recebe ajustes até o último dia útil desse mesmo mês.
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Fora dessa janela, ainda dá para corrigir, mas isso exige a emissão do documento fiscal e produz efeitos a partir do respectivo registro. Passado o prazo dos ajustes, incidem multa e juros sobre o valor a recolher.
E se o débito já tiver sido pago?
A forma de recuperar o valor depende do motivo do pagamento. Maristela Miglioli separa três situações:
- Pagamento indevido por erro no documento fiscal: a operação aconteceu, mas a nota trouxe alguma informação errada, como valor, base de cálculo ou tributação. Nesse caso, a empresa emite o documento de redução e recebe o valor pago a mais como crédito, sem precisar pedir restituição.
- Pagamento indevido por cancelamento ou devolução: o problema não está necessariamente na nota original, mas no desfazimento posterior da operação. Se o tributo foi recolhido por split payment, o valor deve voltar em dinheiro em até três dias úteis. Nas demais modalidades, a recuperação ocorre por crédito.
- Pagamento indevido por outras situações: quando o caso não se enquadra nas hipóteses anteriores, pode ser necessário pedir restituição. A empresa terá de demonstrar, entre outros pontos, que a operação não gerou crédito para o adquirente e quem suportou financeiramente o tributo.
Alexandre Jorge acrescenta que, se a empresa extinguiu o débito por compensação, recupera o crédito usado. Se houve pagamento direto, passa a ter um crédito correspondente ao valor corrigido.
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Quais documentos a empresa precisa guardar?
A empresa precisa manter documentos que mostrem tanto o ajuste fiscal quanto o que aconteceu na operação. Segundo os especialistas, devem ficar arquivados:
- o documento fiscal original e seu arquivo digital;
- o documento de correção, devolução ou cancelamento, conforme o caso;
- o aceite do adquirente, quando a correção afetar o crédito aproveitado por ele;
- os documentos que comprovem o cancelamento ou o desfazimento da operação, como distrato, recusa de entrega ou comprovante de devolução da mercadoria;
- os documentos que deram origem às informações lançadas na nota fiscal;
- os registros do fluxo financeiro relacionados à transação;
- os comprovantes da escrituração com reflexos em períodos posteriores, mantidos pelo prazo aplicável.
Nas operações com consumidor final, a empresa deve provar que não repassou o tributo ao cliente. Se o valor já estava embutido no preço, essa comprovação passa a ser necessária para pedir a restituição.
Quais erros mais costumam gerar débitos indevidos de IBS e CBS?
Os erros mais comuns surgem em diferentes etapas da operação. Alexandre Jorge e Maristela Miglioli destacam:
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- Classificação tributária incorreta: pode levar a empresa a aplicar alíquota cheia a uma operação que teria redução, isenção ou alíquota zero.
- Valor, quantidade ou base de cálculo informados a maior.
- Data de entrega errada: leva o débito para a competência incorreta e afeta mais de um período de apuração.
- Cadastro incorreto do adquirente: a qualificação do cliente interfere na apropriação de créditos, no split payment e em alguns procedimentos de correção.
- Destino da operação errado: no IBS, isso pode direcionar o recolhimento para Estado ou município incorreto.
- Operação desfeita sem o ajuste correspondente: recusa da mercadoria, perda, roubo, furto ou devolução exigem a correção do documento fiscal.
- Falta de vínculo entre documentos: uma nota de fornecimento sem referência à nota de pagamento antecipado pode gerar débito em duplicidade.
- Falhas na integração entre ERP e meios de pagamento: informações incompletas ou divergentes podem alterar a retenção de IBS e CBS e afetar o fluxo de caixa.
Antes do fechamento da apuração, o contribuinte deve conferir a apuração assistida diante dos documentos e fazer os ajustes até o último dia útil do mês seguinte. Depois disso, o Fisco considera correto o valor apresentado”, reforça Maristela Miglioli.
