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Veja como encontrar um meio-termo saudável quando o volume de trabalho aumenta, mas os recursos para dar conta de tudo diminuem.
Enfrente o problema de recursos
Envolva sua equipe na busca por soluções. Como eles vivenciam a operação no dia a dia, podem enxergar alternativas que passam despercebidas pela liderança. Experimente dizer: “Recebemos a missão de incorporar uma nova prioridade. Com tudo o que já temos em andamento, preciso da opinião de vocês sobre o que pode ser pausado, reduzido ou cortado para abrir espaço.”
Advogar junto à liderança também é essencial. Em cargos mais altos, parte do trabalho é fornecer ao conselho e aos executivos uma visão realista dos riscos e das condições necessárias para alcançar resultados. Isso pode significar negociar um prazo maior, pedir apoio de um contratado temporário ou buscar recursos emprestados de outra área.
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Antes de realocar pessoas, alinhe-se com seu próprio gestor. Um aviso simples, como “estamos retirando recursos do projeto X para avançar no projeto Y”, evita questionamentos posteriores e serve de exemplo de transparência para toda a organização.
Transforme seu raciocínio em algo visível
Grande parte das decisões sobre prioridades e concessões fica apenas na cabeça dos líderes. Tornar esse processo explícito ajuda o time a agir com mais autonomia.
Explique aos seus principais subordinados:
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- Como você toma decisões, incluindo quem consulta, quais informações considera essenciais e como avalia fatores concorrentes, como custo e qualidade.
- O que significa “bom o suficiente” neste momento, já que o padrão pode mudar diante do aumento de demandas. Deixe claro quando uma versão simplificada de uma entrega é aceitável e quais são seus limites.
- Em que situações você deve ser envolvido. Por exemplo, quando um determinado stakeholder entra na discussão ou quando um valor financeiro específico é ultrapassado.
Delegue autoridade, não apenas tarefas
Seus gestores diretos podem estar absorvendo atividades que poderiam ser executadas por suas próprias equipes. Na próxima conversa individual, pergunte: “O que você poderia repassar para outra pessoa do time, mesmo que seja algo pequeno?”
Ajude-os a entender que delegar não significa transferir tarefas desagradáveis, mas oferecer a outras pessoas exposição a novas áreas do negócio e oportunidades de desenvolvimento.
Faça o mesmo com áreas parceiras. Incentive seus líderes a identificar atividades que façam mais sentido em outros departamentos e autorize conversas sobre essa redistribuição de responsabilidades.
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Conecte a demanda ao que importa para a equipe
A motivação das pessoas precisa superar a sensação de que estão apenas recebendo mais uma tarefa.
Mostre claramente o que elas podem ganhar com o esforço adicional. Isso pode significar maior visibilidade com clientes estratégicos, responsabilidade ampliada sobre resultados financeiros ou uma experiência que favoreça futuras promoções.
Também é importante explicar como a nova demanda contribui para as metas da área. Em vez de parecer apenas mais trabalho, ela passa a ser vista como um passo em direção a um objetivo relevante.
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Mantenha a cobrança com empatia
Às vezes, o papel da liderança é sustentar expectativas mesmo diante de reclamações ou resistência.
Quando a equipe entende que determinada prioridade não será revertida, tende a direcionar energia para encontrar soluções. Isso pode estimular criatividade e adaptação.
Uma técnica útil é a do “disco riscado”: reafirmar calmamente a mesma mensagem. Exemplos:
- “Entendo que o timing é complicado, mas acredito que temos capacidade para atravessar este período. Vamos focar em como fazer isso acontecer.”
- “Sei que é um desafio, mas confio que vocês conseguem. Considerando que o prazo não pode ser alterado, quais alternativas podemos testar?”
Lidar bem com períodos de sobrecarga é uma demonstração de maturidade executiva. Mostra que o líder sabe criar condições para entregar mais resultados sem assumir tudo sozinho, ao mesmo tempo em que desenvolve sua equipe.
