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Para muitos pequenos e médios empresários, a emissão de notas fiscais é uma rotina que acaba ficando quase inteiramente nas mãos do escritório de contabilidade. O problema é que, com a reforma tributária e a entrada gradual de novas regras, essa distância pode aumentar o risco de erros em um momento de transição mais complexa.
Mudanças em classificações, campos obrigatórios, cadastros e sistemas exigem atenção não só de quem presta o serviço contábil, mas também de quem fornece as informações que dão origem às notas. Quando algo sai errado, o problema pode chegar à escrituração, à apuração dos tributos e até à relação com clientes.
O InfoMoney ouviu especialistas para entender quais pontos merecem atenção nessa rotina, e como as empresas podem acompanhar o trabalho do escritório de contabilidade. Veja a seguir os principais pontos que eles destacaram.
Entenda quais responsabilidades são da empresa
Contratar um escritório de contabilidade não transfere para ele todas as responsabilidades relacionadas à emissão de notas fiscais.
Cabe a ele orientar sobre as regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir as atribuições previstas no contrato. Já a empresa responde pelos dados da própria operação, como:
- Produto ou serviço vendido;
- Natureza da operação, como venda, devolução, bonificação ou remessa;
- Destinatário;
- Valores;
- Informações cadastrais e classificações fornecidas ao contador.
“A nota fiscal nasce de uma operação da própria empresa, que responde perante o Fisco pela correção das informações e pela emissão no prazo adequado”, afirma Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP.
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Francisco Paludo, advogado tributarista e sócio da Tahech Advogados, recomenda que essa divisão de atribuições também esteja clara no contrato com o escritório, incluindo quem cuida da parametrização dos sistemas, da revisão das notas e da comunicação de mudanças que afetem a empresa.
Não pergunte apenas se “está tudo certo”
Acompanhar a contabilidade não significa revisar nota por nota ou dominar códigos fiscais. O empresário pode pedir informações que mostrem se as conferências estão sendo realizadas e se cadastros e sistemas acompanham as mudanças.
Entre os pontos que podem fazer parte desse acompanhamento estão:
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- Notas rejeitadas, canceladas ou emitidas com inconsistências;
- Conciliação entre os XMLs autorizados e o que foi escriturado e apurado;
- Revisão de cadastros e classificações de produtos e serviços;
- Atualização do sistema emissor e das parametrizações fiscais;
- Mudanças na legislação que afetem especificamente a operação da empresa.
Paludo recomenda pedir relatórios de notas rejeitadas ou com inconsistências, com a indicação do motivo e da correção adotada.
“Mais importante do que receber a informação de que ‘está tudo certo’ é ter evidências objetivas de que a conferência foi realizada”, afirma.
Edson Hideki, sócio-fundador da REVIO, acrescenta que o acompanhamento pode incluir relatórios de cruzamentos e conformidade, o registro das divergências encontradas e a verificação de que o sistema emissor está atualizado e os cadastros passaram por revisão. Ele também recomenda pedir ao escritório um plano de transição por escrito.
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Durante a transição da reforma tributária, esse acompanhamento também envolve classificações como NCM, NBS, CST e Classificação Tributária, além dos campos relacionados ao IBS e à CBS. Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP, chama atenção ainda para a atualização e a parametrização correta dos sistemas.
Se houver erro, procure a causa antes que ele se repita
Quando uma nota apresenta erro, o primeiro passo é identificar sua origem. O problema pode estar em uma informação fornecida pela empresa, no cadastro, na parametrização do sistema ou na aplicação da regra tributária.
A forma de correção varia conforme o erro e o documento envolvido. Dependendo do caso, pode ser necessário cancelar a nota, emitir carta de correção, fazer outro documento fiscal de ajuste ou retificar informações já escrituradas.
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Também é importante verificar se o mesmo problema atingiu outras operações. Um cadastro ou parâmetro incorreto, por exemplo, pode ter sido usado na emissão de várias notas.
Hideki recomenda registrar a ocorrência por escrito e pedir respostas objetivas sobre cinco pontos:
- O que aconteceu;
- Qual documento foi afetado;
- Como será feita a correção;
- Em quanto tempo será feita a correção;
- O que será alterado no processo para evitar uma nova ocorrência.
“Corrigir a nota resolve a consequência. Corrigir o cadastro resolve o problema”, resume Hideki.
Antonio Carlos Santos afirma que empresa, contador e, quando necessário, fornecedor do sistema devem atuar em conjunto quando a origem estiver na parametrização ou no fluxo de informações.
Paludo acrescenta que, se o erro tiver reflexos na escrituração, na apuração de tributos ou no aproveitamento de créditos, esses efeitos também precisam ser verificados durante a correção.
