Documentos necessários

Através do Siscomex, as empresas e indivíduos que atuam no comércio exterior podem obter vários registros e informações. O sistema foi desenvolvido para caracterizar uma operação de exportação por meio do RE (Registro de Exportação). Contudo, em determinados casos, é preciso efetuar outros registros, tal qual o RC (Registro de Crédito) e o RV (Registro de Venda).

Já no caso das importações, o acesso ao Siscomex é feito por meio de conexão com o Serpro, e tem como objetivo a elaboração, quando necessário, da LI (Licença de Importação), da DI (Declaração de Importação) e do ROF (Registro de Operações Financeiras). Desde que esteja habilitado para operar no Siscomex, o próprio exportador (ou importador), ou seu representante credenciado, pode solicitar estes registros.

Para acompanhar os procedimentos e documentos necessários tanto na exportação quanto na importação, basta consultar o tópico de interesse no menu abaixo.

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Exportações

• Documentos do Exportador
• REI (Registro de Exportador e Importador)
• Documentos referentes à mercadoria
• RE (Registro de Exportação)
• RES (Registro de Exportação Simplificado)
• RV (Registro de Venda)
• RC (Registro de Crédito)
• Outros documentos
• Documentos relacionados ao contrato de exportação
• Fatura
• Carta de crédito
• Letra de câmbio
• Contrato de câmbio
• Situações especiais
• Exportação em consignação
• Exportações temporárias

Importações

• LI (Licença de importação)
• Importações dispensadas de licenciamento
• Licenciamento automático
• Licenciamento não-automático
• Licença simplificada
• Quando obter a LI?
• Erros e omissões
• Outros documentos
• DI (Declaração de Importação)
• ROF (Registro de Operações Financeiras)
• Situações especiais
• Doação
• Admissão temporária

Exportações

Desde que autorizados, bancos e sociedades corretoras que atuam na intermediação das operações cambiais, e que estão ligados ao Sisbacen, estão credenciados a elaborar os registros necessários à atividade exportadora como, por exemplo, o registro de exportação, o registro de venda e o registro de operação de crédito.

Para facilitar a consulta da documentação necessária, ela foi agrupada em três categorias: do exportador, da mercadoria e do contrato de exportação.

A. Documentos do exportador

O primeiro documento a ser obtido pelo exportador é o REI, que abordamos em maior detalhe em seção separada.

B. Documentos da mercadoria

Registro de Exportação

Através do RE, é possível consolidar todas as informações de natureza comercial, financeira, cambial e fiscal da operação de exportação de um determinado produto. As informações contidas nesse registro permitem que o exportador defina o enquadramento de uma determinada operação de exportação.

Além de solicitar informações gerais sobre a operação de exportação como, por exemplo, nome e endereço do importador, país destino etc., o exportador terá que incluir informações específicas, como classificação tarifária sobre o Sistema de Harmonizado de codificação de mercadorias ou Nomenclatura Comum do Mercosul, códigos e descrições de produtos.

Maiores informações sobre esses códigos estão disponíveis no site do Ministério do Desenvolvimento.

Códigos de operações

Para consultar a lista de códigos utilizados para definir tanto o tipo de operação – por exemplo, normal (80000) ou simplificada (80001) -, assim como os instrumentos de negociação, modalidades de transação etc., o exportador pode consultar o Anexo 1 e o Anexo 2, que contêm links para as respectivas tabelas do Ministério do Desenvolvimento.

Casos especiais

• A. Peças sobressalentes
  Com que código devem ser registradas as peças sobressalentes que acompanham as máquinas a que se destinam? Desde que não ultrapassem 10% do valor de embarque dos bens, estejam contidas no mesmo RE e sua descrição detalhada conste das notas fiscais, a Portaria de nº. 15 da Secex estabelece que elas devem ser exportadas sobre o mesmo código da NCM destes bens.
• B. Mesmo código NCM
  Mercadorias sob o mesmo código com especificações ou preço unitário distinto podem ser agrupadas sob o mesmo RE, bastando, para isso, que o exportador descreva todas as mercadorias ainda que de forma resumida.

O exportador deve ter todo o cuidado ao informar esses códigos no Siscomex, uma vez que valem penalidades previstas na legislação na hipótese de as informações prestadas não corresponderem à operação realizada.

Quando pedir o RE?
Com exceção dos dois casos mencionados abaixo, o exportador deve solicitar o RE antes da declaração de despacho aduaneiro e do embarque da mercadoria. Por despacho aduaneiro de exportação entende-se um conjunto de procedimentos alfandegários, a maioria dos quais realizados no Siscomex, em que são realizados, por exemplo, o registro da declaração de exportação, o exame documental e a verificação da mercadoria.

• Exceções
  O pedido de RE pode ser feito após o despacho aduaneiro ou embarque da mercadoria no caso de:
• Combustíveis, lubrificantes, alimentos e outros produtos destinados ao consumo a bordo de embarcações ou aeronaves, independente da bandeira, mas desde que direcionados ao tráfego internacional;
• Venda de pedras e metais preciosos, ou obras e artefatos de joalheria, cujo pagamento tenha sido efetuado em moeda estrangeira, apesar de ser realizado no mercado interno. Para isso, contudo, a venda deve ter sido feita para não-residentes no País, ou em lojas francas a passageiros com destino ao exterior.

Preenchimento e alteração da RE
Com exceção de alguns casos, que incluem, por exemplo, a exportação de amostras sem valor comercial, todas as operações de exportação implicam preenchimento do RE. Para uma lista completa das operações dispensadas de efetuar o RE, é possível verificar o Anexo A da Portaria de nº. 15 da Secex. Vale lembrar que, nestes casos, o exportador pode providenciar diretamente o despacho aduaneiro.

Cabe ao exportador, ou seu representante legal, preencher o RE, que será avaliado pelo Siscomex e, na maioria das vezes, automaticamente efetivado. Caso seja necessária anuência prévia de outro órgão governamental, ou a apresentação de outros documentos (certificado de origem, laudo técnico), ou registros (RV ou RC), o sistema informará ao exportador.

Uma vez atendidas estas exigências, o sistema efetivará o RE e fornecerá ao exportador um número e uma data referente ao RE. Sempre que efetuar algum tipo de solicitação ao Siscomex sobre as mercadorias associadas ao referido RE, o exportador deve utilizar este número. Desde que os procedimentos aduaneiros ainda estejam em curso, o RE pode ser alterado.

Validade e uso do RE
A data emitida pelo sistema serve para definição do prazo de validade do RE. Com exceção dos produtos que estão sujeitos aos procedimentos especiais, como detalhado no Anexo C da Portaria de nº. 15 da Secex, e cuja validade pode ser outra, o prazo de validade do RE é de 30 dias.

Assim, o exportador tem até 30 dias após a emissão do RE para solicitar o despacho aduaneiro e embarcar as mercadorias ao exterior. Vale notar, contudo, que o prazo de validade do RE pode ser prorrogado por mais 30 dias.

(RES) Registro de Exportação Simplificado
Nos casos em que o valor da operação de exportação não ultrapassa o limite de US$ 50 mil, ou equivalente em outras moedas, é possível efetuar o Registro de Exportação Simplificado.

Da mesma forma que o RE, o RES deve ser efetuado antes da declaração de despacho aduaneiro e ao embarque da mercadoria. Contudo, como os procedimentos são mais simples, é preciso preencher apenas 13 campos de informação, seu prazo de validade é menor, de 5 dias, sendo que, ao contrário do RE – que pode ser renovado, o RES é automaticamente cancelado após esta data.

Outra vantagem para o exportador é a possibilidade de se beneficiar do pagamento através do câmbio simplificado, como detalhado na seção que aborda Formas de Pagamento.

• Restrições
  Nenhuma operação sujeita ao Imposto de Exportação, ou a procedimentos especiais de exportação contingenciada devido à legislação ou compromissos internacionais assumidos pelo Brasil, poderá se beneficiar do RES. O mesmo vale para todas as operações vinculadas ao Regime Automotivo.

Os procedimentos detalhados de preenchimento da RES podem ser encontrados no Comunicado
DECEX de nº. 25 de 1998.

RV (Registro de Venda)

De maneira geral, para commodities ou produtos negociados em bolsas de mercadorias, como é o caso da soja, do açúcar, do café em grão, entre outros, o exportador deve solicitar o Registro de Venda no Siscomex, para que possa obter o RE. Uma lista completa dos produtos sobre os quais é preciso solicitar RV pode ser obtida no Anexo C da Portaria de nº 15 da Secex.

De maneira simplificada, pode-se dizer que o RV engloba as informações que caracterizam o instrumento de venda destes produtos. Em alguns casos específicos, como o de alteração do nome do importador, prorrogação ou antecipação de embarque, o exportador pode alterar as informações contidas no RV.

• Atenção aos prazos

O exportador deve solicitar o RE no máximo até 10 dias antes do início do mês de embarque previsto no RV, sendo que o prazo de embarque do RE será de até 30 dias, limitado ao mês de embarque constante no RV. Assim, por exemplo, se no RV o mês de embarque previsto for abril, o exportador deve solicitar o RE até o dia 20 de março, sendo que o prazo de embarque a constar no RE não pode superar 30 de abril.

Desde que o RE esteja em regime de solicitação de despacho, o exportador terá direito a uma prorrogação automática de 10 dias do prazo de validade para embarque. Qualquer descumprimento do RV pode implicar a suspensão do direito de emissão automática do RE.

RC (Registro de Operação de Crédito)

No caso das operações de exportação financiadas, em que há incidência de juros, ou cujo prazo de pagamento supera 180 dias, o exportador também deve providenciar o Registro de Operação de Crédito. É importante notar, contudo, que nas operações com prazo de pagamento inferior a 180 dias em que há incidência de juros também é preciso solicitar o RC.

Mesmo nos casos em que a exportação é amparada por financiamento do próprio exportador, o RC também deve ser solicitado antes do RE e, portanto, antes do embarque da mercadoria. A exceção fica por conta dos casos de exportação em consignação ou de produtos enviados para feiras e exposições, cuja venda tenha sido financiada, em que o RC pode ser preenchido após o RE.

• Uma operação, vários produtos
  Realizado pelo exportador, ou seu representante legal, através de terminal conectado ao Siscomex, o RC engloba várias informações de natureza cambial, financeira e comercial sobre a operação de exportação financiada. Assim como nos demais registros, o sistema confere automaticamente as informações e gera um número para cada operação de crédito registrada pelo exportador.

  Como na prática cada RC equivale a uma operação de crédito, ou pacote financeiro, um único registro pode abranger a exportação de mais de um produto ou serviço, assim como envolver múltiplos embarques.

  Feito isso, o RC precisa ser examinado e aprovado por um dos órgãos anuentes. Nos casos em que o financiamento é feito com recursos do próprio exportador, ou de instituições financeiras autorizadas, o órgão anuente para fins de registro é a DECEX. Já nos casos de financiamento no âmbito do Proex, o órgão anuente é o Banco do Brasil, já que, na qualidade de agente financeiro da União, também operacionaliza o Proex.

• Atenção aos prazos

Como era de se esperar, o RC também tem um prazo de validade para embarque, dentro do qual devem ser efetuados os respectivos registros de exportação e as solicitações de desembaraço aduaneiro.

Outros documentos

Além dos documentos mencionados acima, o exportador também precisa providenciar alguns outros documentos como, por exemplo:

• Fatura comercial
  Para desembaraçar a mercadoria, o importador precisará deste documento, que deve conter todos os dados relacionados com a exportação. A fatura deve ser emitida pelo exportador no idioma do importador, ou em inglês.
• Nota fiscal
  A nota fiscal é emitida em moeda nacional, com base na conversão do preço FOB em reais, pela taxa do dólar no fechamento do câmbio. Caso a exportação seja feita de forma direta, a nota deve ser emitida em nome do importador, senão em nome da empresa encarregada da operação de exportação.
• Certificado (ou conhecimento) de embarque
  Também conhecido como Bill of Landing, esse documento é emitido em inglês, e deve comprovar que a mercadoria foi colocada a bordo do meio de transporte, podendo servir, portanto, de garantia de embarque.

  Emitido pela companhia transportadora esse documento deve ser elaborado em três via originais e negociáveis conforme necessidade do exportador. Fazem parte das informações, que são incluídas no documento: nome do exportador e importador, porto de embarque e destino, descrição de mercadorias com base na fatura, quantidade, marca e espécie de volumes, valor em moeda estrangeira, etc.

• Romaneio
  Documento que relaciona os volumes e o conteúdo a ser exportado, e que, portanto, facilita a fiscalização aduaneira. Também conhecido como packing list, esse documento é emitido em inglês pelo exportador. Dentre os dados que devem ser incluídos: dados do exportador, número e data do pedido e da fatura comercial, quantidade de volumes, descrição da mercadoria, identificação de volumes por ordem numérica, por espécie de embalagem, que inclui peso líquido e bruto, assim como dimensões unitárias.
• Declaração de despacho de exportação
  Também conhecida como solicitação de despacho, para maior informação ver despacho aduaneiro de exportação.
• Certificados de origem
  Dependendo da mercadoria que está sendo embarcada, é possível que seja exigido certificado que ateste qualidade ou outras especificações do produto. O certificado pode ser exigido devido às exigências da legislação nacional ou do importador como, por exemplo: certificado de origem, certificado de origem Mercosul, certificado de origem Aladi, certificado de origem do SGP (Sistema Geral de Preferências) e certificado de origem do SGPC (Sistema Global de Preferências Comerciais).

  Através do SGP, alguns produtos brasileiros podem ser exportados para países desenvolvidos a um custo mais baixo, pois se beneficiam de uma alíquota menor de importação.

Outros documentos importantes para a conclusão da exportação são: apólice de seguro, borderô (lista de documentos exigidos pelo banco), e outros certificados específicos que atestam inspeção prévia, por exemplo.

C. Documentos relacionados ao contrato de exportação

Situações especiais

Existem basicamente duas modalidades especiais de exportação, que exigem regulamentação específica: exportações temporárias e em consignação.

• Temporárias
  Ocorre nos casos em que a empresa envia ao exterior mercadoria para exibição em feiras ou exposições. Quando isso acontece, o exportador precisa comprovar o retorno da mercadoria ao País no prazo máximo de 360 dias. Esse prazo será contado a partir da data de embarque da mercadoria. Nos casos em que a mercadoria for vendida, esse mesmo prazo será concedido ao exportador para comprovar o ingresso dos recursos.

Nos casos em que a mercadoria não puder retornar, ou que a venda aconteça por um valor inferior ao previsto no RE, o exportador tem 390 dias, contados após o embarque para solicitar à Decex a alteração da RE.

• Em consignação
  A exportação em consignação obriga o exportador a comprovar, dentro do prazo de até 720 dias, contados da data do embarque, o ingresso de moeda estrangeira, pela venda da mercadoria ao exterior, na forma da regulamentação cambial, ou o retorno da mercadoria. Em situações excepcionais, poderão ser examinadas prorrogações de prazo, desde que, para essas exportações, não sejam celebrados contratos de câmbio de exportação.

  Nos casos em que houver retorno total ou parcial da mercadoria, venda por valor diferente do assinalado no RE, ou inviabilidade de retorno (parcial ou total) da mercadoria não-vendida, o exportador deve atualizar seu registro.

  Caso não haja atualização, a Decex pode caracterizar ausência de cobertura cambial de exportação, sujeitando o exportador às sanções previstas na lei, ou bloquear a edição de novos RE.

Importações

Antes da implantação do Siscomex, em janeiro de 1997, a autorização das operações de importação era dada pelo Decex (Departamento de Comércio Exterior) através da emissão de uma guia de importação. Desde então, a guia foi substituída por um novo documento: a Licença de Importação, ou LI.

Licença de Importação (LI)

Todas as informações referentes à mercadoria e à operação de importação são consolidadas na LI em cinco pastas distintas: (i) informações básicas (referentes ao importador, país de procedência e unidades da Secretaria da Receita Federal), (ii) fornecedor, (iii) mercadoria, (iv) negociação e (v) informações complementares.

Nem todas as operações de importação precisam passar por um processo de licenciamento. Quando necessário, contudo, o licenciamento pode ser feito de forma automática. Para se assegurar do tratamento administrativo a que se subordina a sua operação, o importador deve sempre consultar o Siscomex.

• Sem licenciamento

  Como regra geral, as importações brasileiras estão dispensadas de licenciamento, devendo os importadores providenciar apenas o registro da DI (Declaração de Importação) no Siscomex, com o objetivo de dar início aos procedimentos de despacho aduaneiro junto à unidade local da Receita Federal.

• Licenciamento automático
  Inclui as operações em que não há necessidade de um controle prévio ou do cumprimento de condições especiais, o que permite a concessão automática da licença. Nesses casos, o licenciamento será efetuado em no máximo 10 dias a contar da data de registro no Siscomex.

  Esse é o caso, por exemplo, das operações no amparo do regime aduaneiro especial de drawback e os produtos relacionados no “tratamento administrativo” do Siscomex.

  Nesses casos, a LI é virtual e não existe de fato, sendo concedida no momento em que o importador providenciar o registro da DI para fins de despacho aduaneiro.

• Licenciamento não-automático
  Em alguns casos, contudo, a operação de importação está sujeita à anuência prévia de importação ou ao cumprimento de condições especiais e deverá obter o licenciamento antes do embarque da mercadoria no exterior ou do registro da Declaração de Importação. Nesses casos, a licença deve ser concedida em, no máximo, 60 dias. Contudo, esse prazo pode ser prorrogado caso o órgão anuente não tenha condições de avaliar o pedido no prazo.

  Além dos produtos relacionados no “tratamento administrativo”
  do Siscomex, também estão sujeitas ao licenciamento não-automático as importações para obtenção de cotas tarifária e não tarifária, que dependem de anuência do CNPq (Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico), no amparo dos benefícios da Zona Franca de Manaus e das Áreas Livres de Comércio etc.

Quando obter a LI?
No caso de importações em que há necessidade de obtenção de licença, esta deve ser obtida antes do embarque da mercadoria. Contudo, em alguns casos, a licença pode ser obtida após o embarque, mas antes do despacho aduaneiro. Esse é o caso, por exemplo, das importações no amparo do regime de drawback, sujeitas à anuência do CNPq, ou no amparo dos benefícios da Zona Franca de Manaus e das Áreas Livres de Comércio, etc.

Erros e omissões
Através do Siscomex, o importador poderá acompanhar o processo, sendo que nos casos em que o Decex identificar erros ou omissões no preenchimento do pedido de licença, o importador será advertido através do sistema. Quando isso acontece, o pedido de licença fica pendente, e o prazo de análise suspenso, até que as correções sejam feitas. O importador tem até 90 dias para promover os ajustes necessários, depois disso a licença será automaticamente cancelada. O importador tem o direito de pedir informações sobre o porquê do indeferimento do seu pedido de licença.

Outros documentos
Além destes documentos, o importador também terá que obter do exportador, para fins do despacho aduaneiro, os seguintes documentos: fatura comercial, certificado de embarque e outros documentos exigidos em decorrência de acordos internacionais, como, por exemplo, certificados de origem. Para uma discussão mais detalhada, consulte a seção de outros documentos.

Declaração de Importação (DI)

Com a chegada da mercadoria no Brasil, inicia-se a fase de liberação na alfândega brasileira. Para tanto, o importador, ou seu representante legal, deve providenciar a elaboração da DI (Declaração de Importação), através do Siscomex.

Exigida em importações, a DI compreende todas as informações comerciais (sobre a mercadoria e a forma de transporte), cambiais e fiscais (no caso de serem concedidos benefícios) para a análise da operação, sendo, portanto, o documento base para o despacho aduaneiro da importação.

Nos casos em que foi necessária a obtenção de LI, os dados incluídos no Siscomex serão automaticamente transferidos para a DI. Mas, para isso, é preciso que o importador (ou seu representante) informe o número da respectiva LI no momento em que for elaborar a DI no sistema.

Não é possível agrupar numa mesma declaração mercadorias que procedam do exterior com aquelas que já estejam no País em qualquer regime especial ou atípico. Porém, o importador pode elaborar uma única DI para despacho de mercadorias importadas, em que parte é destinada ao consumo e será utilizada na produção nacional, enquanto outra parte é destinada ao consumo e outra para admissão temporária.

Na seção de despacho aduaneiro discutimos em maior detalhe os processos envolvidos tanto no despacho de exportação, quanto no de importação.

Registro de Operações Financeiras (ROF)

Esse registro é exigido em todas as operações de importação cujo prazo seja superior a 360 dias, independente de sua natureza. Através dele é possível vincular o pagamento das obrigações geradas o que facilita o trabalho de acompanhamento dos fluxos de capitais conduzido pelo Banco Central.

De natureza declaratória, o ROF pode ser feito diretamente no Sisbacen, sendo que sujeita os responsáveis a todas as sanções previstas na lei. Por se tratar de registro com prazo de validade, caso o ROF não seja utilizado dentro do prazo, ou prorrogado, ele será automaticamente cancelado pelo sistema.

Situações especiais

Existem basicamente duas modalidades especiais de importação, que exigem regulamentação específica: doação e admissão temporária.

• Doação
  Importações realizadas sob a forma de doação estão sujeitas à licença de importação não-automática, sendo que para que a LI seja concedida será preciso apresentar fatura comercial.

  Nos casos em que a doação for de valores elevados, será preciso apresentar uma carta de doação emitida pelo exportador (ou doador) estrangeiro. Essa carta deve ser chancelada pelo câmara de comércio ou consulado brasileiro no país de origem. Quando se tratar de bem usado, a carta de doação deverá ser apresentada, independente do valor do bem.

• Admissão temporária
  Esse regime é utilizado nos casos em que é preciso importar bens ou mercadorias por um prazo fixo de tempo, durante o qual há suspensão de tributos, e desde que os bens e mercadorias sejam retornados sem sofrer modificações. O prazo de permanência é fixado pela autoridade aduaneira e contado a partir da data de desembaraço da mercadoria, podendo ser prorrogado.

  Em geral, esse regime tem como objetivo favorecer a importação de bens para atender necessidades e interesses nacionais no que refere a pesquisa, aspectos culturas e sociais, por exemplo. Nesse tipo de situação, além da fatura, é exigida a apresentação de comprovação de temporariedade da importação.

Tanto as doações como as importações por admissão temporária são operações que não exigem cobertura cambial.