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Rotina agitada, alta demanda e a sensação de tempo faltando são comuns para a maioria dos trabalhadores e empresas. Nesse contexto, a inteligência artificial (IA) pode se tornar uma poderosa aliada da produtividade quando utilizada de maneira estratégica — e com moderação.
Seja para otimizar algumas tarefas simples, como organizar as demandas do dia ou pesquisar artigos, ou até mesmo criar rascunhos de arquivos completos e transcrições de reuniões em tempo real, há diversas ferramentas de IA capazes de te auxiliar.
Para Fernando D’Angelo, mestre em Inteligência Artificial e consultor de processos de IA para empresas, é possível ter mais produtividade ao utilizar essas plataformas, mas com algumas ressalvas.
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“Não é acessar, fazer uma pergunta extremamente abstrata e achar que a IA vai abrir a nossa cabeça e extrair o que, efetivamente, a gente está pensando e em qual contexto ou ponto de vista que precisamos”.
Ele afirma que, como toda tecnologia, usar IA para otimizar processos exige dedicação e aprendizado para conseguir extrair produtividade dela.
É muito comum imaginar que essa tecnologia deve substituir o raciocínio humano ou pensamento, mas D’Angelo reforça que a IA surgiu para ampliar e contribuir com os processos.
“A gente tem que parar de achar que vamos deixar de pensar e que a IA vai pensar em tudo por nós, porque isso não vai dar certo”, afirma.
Como aumentar a produtividade com ajuda da IA?
O especialista brinca que considera a IA como uma “boa estagiária”. Apesar de reconhecer que sejam perspectivas de trabalho diferentes, ele compara as etapas de desenvolvimento de um estagiário com a necessidade da IA generativa em aprender.
“Costumo falar assim porque, com um bom estagiário, você explica o que você quer, ele vai entender e a partir disso replicar e questionar algumas coisas, mas com certa limitação, afinal, está aprendendo. A IA generativa, em comparação, precisa que alguém ‘pegue na mão’ e ensine, se não você não vai conseguir ter boa produtividade”, comenta.
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Ou seja, para conseguir ter os resultados esperados com a IA e, eventualmente, conquistar melhor produtividade nos processos desejados, é preciso ser estratégico nos comandos (ou prompts) e preencher o sistema com informações úteis.
Ele indica que quanto mais documentos um usuário enviar e direcionar os prompts com algumas limitações, como “se mudar de assunto, me pergunte novamente” ou “atue como um especialista”, os resultados melhoram a cada vez e ajudam significativamente nas tarefas diárias.
Com isso, é possível criar agentes de IA que conseguem, por meio dos arquivos enviados e comandos definidos pelo usuário ao longo do tempo, otimizar diversas tarefas como criar uma planilha, revisar um texto, montar propostas comerciais, entre outros.
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“Eu acho que a questão de produtividade às vezes é questão de tempo, mas, às vezes, ela é qualidade. E eu defendo isso: talvez você não vai economizar em tempo logo de início [ao montar os prompts e agentes], mas com certeza você consegue ganhar em qualidade no longo prazo”, diz D’Angelo.
6 melhores ferramentas de IA para aumentar a produtividade
1. ChatGPT (OpenAI)
O famoso ChatGPT, que possui a terceira maior base de usuários no Brasil, segundo a OpenAI, é uma ferramenta muito versátil para a produtividade. D’Angelo acredita que essa seja uma das melhores plataformas para otimizar tarefas, especialmente nas versões Business e Plus.
É possível solicitar desde dicas de organização a pesquisas e produções de arquivos personalizados. A principal dica para essa ferramenta é: crie comandos (prompts) assertivos. Com demandas objetivas, claras e especialmente detalhadas, o ChatGPT pode se tornar um verdadeiro expert no assunto que você precisa discutir.
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O especialista ainda indica conectar os dados do SharePoint e Google Drive para que a plataforma possa encontrar documentos e analisar dados mais facilmente.
Há versão gratuita e planos pagos com mais recursos e melhores retornos da IA generativa.
2. Copilot (Microsoft)
Muito parecida com o ChatGPT, essa plataforma é atrelada aos recursos da Microsoft.
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Para o consultor de IA, as ferramentas da Microsoft são as mais interessantes para empresas, pois permitem diversos recursos de automação e IA como transcrição de reuniões, pesquisas no Copilot e integração dos recursos do Office 365 que garante o compartilhamento de arquivos com maior facilidade.
Para aqueles que buscam maior produtividade pessoal, sem estar atrelado a uma empresa, o Copilot também consegue ajudar nos processos citados.
3. Google AI Studio
Espaço que inclui o famoso Gemini, Nano Banana e vários outros recursos de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo.
As ferramentas de IA podem ser utilizadas para qualquer tarefa desejada, como criar imagens, solicitar análises e criar arquivos com base em outros já existentes.
O especialista recomenda o uso desses recursos tanto para empresas, quanto para uso pessoal de aumento de produtividade.
4. Plataform OpenAI
Além do conhecido ChatGPT, a Plataform OpenAI oferece ferramentas de pesquisa aprofundada, transcrição, análise de áudios, ligações e até mesmo desenvolvimento de códigos.
Apesar de conter resultados melhores nas versões pagas e para empresas, D’Angelo acredita que esses recursos garantem boas soluções na produtividade pessoal.
5. Zappier
Essa plataforma automatiza fluxos de trabalho avançados com a construção de trilhas, criação de agentes de IA, chatbot personalizado, além de diversas análises e criações de arquivos.
Com planos grátis e premium com recursos avançados, D’Angelo também acredita que o Zappier seja interessante para empresas e uso pessoal.
6. Tactiq.io
Plataforma de transcrição de reuniões em tempo real, além de personalização do conteúdo final.
D’Angelo destaca ainda que a Tactiq.io consegue criar destaques da reunião com base na análise de áudio e garantir um resumo objetivo das principais conversas. No entanto, essa ferramenta é utilizada apenas pelo navegador.
Riscos de usar a IA no trabalho ou estudos
A inteligência artificial, assim como diversos sistemas online, possuem alguns riscos de uso. Para a IA generativa, a tecnologia conhece um pouco de vários temas, mas cada usuário traz o contexto e necessidade de uso.
Quando a essa ferramenta é utilizada no trabalho ou estudos, o compartilhamento de dados deve seguir uma série de boas práticas, de acordo com o especialista.
Ele afirma que plataformas de IA gratuitas muito provavelmente possuem alguma configuração de privacidade desativada, permitindo que as informações compartilhadas no sistema sejam utilizadas como base de dados para novas atualizações da ferramenta.
“Na versão gratuita do ChatGPT, por exemplo, se estiver ativado o termo de ‘quero ajudar a melhora do modelo para todo mundo’, significa que qualquer conversa que você fizer vai pra um histórico na OpenAI. Se por algum motivo eles acharem que aquele histórico faz sentido, na próxima geração do GPT, como o GPT 5 e 5.1, aquela informação pode começar a fazer parte da base de conhecimento deles e esse dado sigiloso passa a ser divulgado”, explica D’Angelo.
Para evitar esses riscos sem perder a produtividade, ele ressalta que ferramentas feitas por empresas conhecidas e confiáveis, mas principalmente com escritórios no Brasil, podem ser uma boa solução. É o caso da Microsoft e Google, por exemplo.
“O risco existe em todas as plataformas, mas o legal de usar, de repente, as de escritórios que têm representação aqui no Brasil é que eles são suscetíveis às regras e leis brasileiras”, conclui o mestre em IA. Ou seja, é possível entrar em contato e ter maior perspectiva de como agir em caso de vazamento de dados.