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SÃO PAULO – Pagar impostos já é algo para lá de desagradável, afinal de contas, com a elevada carga tributária incidente sobre as empresas, é preciso um bom planejamento para impedir que sua empresa entre no vermelho no banco. Mas se você considera esta tarefa desagradável, não se esqueça que uma outra pode incomodá-lo ainda mais: arquivar impostos pagos e documentos gerais da empresa.
Multa salgada
Uma grande dúvida nos setores administrativos das empresas diz respeito ao prazo para arquivamento de documentos. Por quanto tempo devo guardar os recibos de pagamento de impostos? E os documentos contábeis? Certamente acumular muito papel na gaveta não é a sua intenção, de forma que você deve ficar atento aos prazos determinados em lei.
No geral, a maioria dos recibos de impostos deve ser guardada por cerca de 5 anos, mas o recomendável é manter o “arquivo morto” por mais tempo, se possível, por uma simples questão de prevenção.
E não pense que o arquivamento destes papéis não é importante. Para se ter uma idéia, se a sua empresa for fiscalizada, o que não é raro de acontecer, e for constatado que não há uma determinada guia de recolhimento que deveria estar arquivada, será aplicada uma multa nada simpática: entre 400 e 100 mil Ufirs, o que pode chegar a pouco mais de R$ 100 mil, dependendo de cada caso.
Dicas de prazos
Portanto, mãos à obra e comece a arquivar todos os recibos e documentos da sua empresa. Lembre-se que o prazo é relativamente extenso, de forma que o ideal é você colocá-los em um local reservado que não atrapalhe a infra-estrutura do seu escritório. A seguir, uma lista com os principais documentos que devem ser guardados:
- Livros: tanto o livro caixa, como o livro de entradas, de saídas e inventário devem ser arquivados por 5 anos. O primeiro relaciona toda a movimentação da empresa, o segundo registra as notas de compra e, o terceiro, as notas de venda. Já o livro inventário serve para registrar todos os bens adquiridos pela empresa.
- Notas fiscais: neste caso, o arquivamento, por um prazo mínimo de 5 anos, é válido tanto para as notas de compra, venda ou prestação de serviços.
- Declarações: também por um prazo de 5 anos, é necessário arquivar o recibo de entrega da Declaração de Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas entregue à Receita Federal. O mesmo vale para a Declaração de Contribuições e Tributos Federais (DCTF), documento que certifica o pagamento de todos os impostos federais recolhidos pela empresa, e para a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), onde são relacionados os tributos retidos de seus funcionários e prestadores de serviços.
- Caged: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados deve ser mantido pela empresa por 3 anos. O documento registra todas as contratações e demissões realizadas pela empresa. A exigência é do Ministério do Trabalho.
- FGTS: como os trabalhadores têm um prazo de até 30 anos para reclamarem na Justiça a respeito do não pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço por parte da empresa, conforme alguns entendimentos da Justiça, é recomendável que o arquivo seja mantido pelo mesmo prazo. Assim, em uma eventual ação judicial, será possível comprovar todos os depósitos realizados naquela época.
