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SÃO PAULO – Tomar o cuidado de guardar os documentos da locação ou compra de imóveis e condomínios evita futuras preocupações. É importante lembrar que todos os documentos têm o seu tempo certo para ficar guardado, desde as contas de água e energia elétrica, até os contratos e as apólices de seguro.
Cuidado com contrato de “boca”
A locação, por exemplo, gera muitos documentos, como contratos de locação e administração, vistoria, IPTU, taxa de lixo, contas de água, luz, telefone. Para um maior controle desta documentação, o Sindicato de Habitação (Secovi-SP) recomenda que tanto a administradora, quanto o locatário, guardem os cadastros de documentos pessoais e de pagamentos de taxas.
O Secovi também adverte sobre o risco do chamado contrato de “boca”, e afirma ser fundamental a existência de contrato escrito entre o proprietário e a administradora que determine as responsabilidades de cada um.
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Onde arquivar e por quanto tempo?
A gerente de administração da Lello, Roseli Gouveia Lopes Hernandes, ensina que os documentos devem arquivados em um local protegido da luz e da poeira, como uma caixa, um arquivo de plástico ou pastas. Ela acredita que as pessoas não sabem ao certo como guardar os papéis, e ainda alerta sobre a preocupação em arquivá-los longe de alvos de ataque de cupim.
Depois do tempo determinado para o arquivamento, os papéis podem ser descartados, completa Roseli. Por exemplo, os documentos gerados pelos condomínios devem ser guardados entre dois e 30 anos, de acordo com o Secovi-SP.
Vale destacar que os documentos a serem arquivados são os mesmos para a empresa e os condôminos. Inclusive, as grandes administradoras de condomínios contratam empresas especializadas em arquivamento de documentário.
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O Secovi também alerta para a importância de verificar o registro do imóvel quando esse estiver na planta ou o habite-se se estiver pronto. Também deve se verificar as certidões negativas do proprietário e do incorporador, e confirmar a quitação de taxas federais e estaduais, como é o caso, por exemplo, do IPTU. O executivo também recomenda o arquivamento dos contratos após a compra do imóvel.
