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Em busca de agilidade nos processos relacionados a aposentados e pensionistas, o Instituto de Previdência do Estado de Sergipe – Sergipe Previdência – investiu na gestão de documentos. O objetivo principal era tornar as atividades mais práticas, e assim oferecer ao servidor um atendimento mais rápido e eficaz.
O instituto, que se destaca pela informatização de serviços, identificou que além dessa necessidade de oferecer atendimentos mais dinâmicos para as consultas e revisões de aposentadoria e pensão, era possível também reduzir o alto gasto que estavam tendo com a guarda de documentos. Para a execução do trabalho, a Sergipe Previdência escolheu a expertise da Arquivar.
Após o estudo das necessidades da organização, deu-se início à higienização dos documentos, em seguida organização e indexação. Essas etapas antecederam as duas frentes de trabalho do projeto: digitalização e microfilmagem. São cerca de 32 mil processos envolvidos.
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Com o trabalho em andamento, já se alcançaram resultados expressivos. Antes o tempo de consulta e obtenção da cópia do documento era de 30 dias. Hoje, foi reduzido para duas horas.
A diminuição de tempo gasto em cada atendimento, soma-se a otimização do fluxo de trabalho dos funcionários do instituto, aumento da produtividade, redução de custos com cópias, manutenção do arquivo, vigilância e energia elétrica. É importante ressaltar ainda, que com o tratamento do acervo, houve liberação de espaço físico, cortando também uma boa parte do custo com aluguel.
Em nota no site da Sergipe Previdência, o diretor presidente declarou que a economia de recursos financeiros está em torno de R$25.000,00 por mês. A diretoria do instituto está entusiasmada com os resultados gerados tanto em termos de redução de custos, quanto no que se refere ao atendimento à população.
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A unidade da Arquivar em Aracaju entregou à instituição toda a experiência e o conhecimento da rede Arquivar, construídos ao longo de mais de 25 anos. A rede atende a todas as regiões do Brasil e conta hoje com 28 unidades.
