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O segundo semestre do ano já arrancou com tudo e logo estaremos em dezembro. Como o tempo voa, é preciso começar a planejar o orçamento do ano que vem com antecedência para que você não tenha dificuldades de estabelecer seus objetivos e parâmetros de medição de resultados. Mas por onde começar o planejamento orçamentário da sua empresa? Como tornar essa tarefa mais fácil?
Defina aonde você quer chegar
Planejar é o primeiro passo para certificar-se que a empresa atingirá seus objetivos de negócios. No caso do planejamento orçamentário, o que você deve ter bem definido é aonde você quer chegar, isto é, quais resultados a empresa deseja gerar em 2017.
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Comece pela projeção de faturamento: quanto você quer que sua empresa fature no próximo ano? Em seguida, defina quanto você deseja economizar otimizando os recursos para aumentar a rentabilidade do empreendimento.
Guilherme Barbassa, diretor da Stratec – empresa desenvolvedora de softwares de gestão – explica que na verdade, o orçamento reflete um plano de ação. Ele traduz o plano de ação em valores monetários: o quanto a gente pretende receber, (receitas) quanto vamos ter de custo (despesa) e quanto pretende – se investir. “Então esses valores dependem da estratégia e plano de ação que a empresa está definindo, a estratégia do plano tático e plano operacional da empresa”.
Faça projeções de receitas e despesas
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O segundo passo para o planejamento orçamentário de 2017 é realizar projeções de receitas e despesas. Com base no seu histórico de vendas, quanto a empresa deve vender a mais no próximo ano? Com relação às despesas, quanto você planeja gastar para manter sua operação a todo vapor?
Envolva as áreas da sua empresa neste levantamento para entender como cada uma contribui para a receita global do negócio e quais despesas estão envolvidas em cada setor. Desta forma, é possível adequar seu orçamento para que as áreas mais críticas na geração de receita recebam um orçamento maior.
Avalie as possibilidades
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As oscilações econômicas devem continuar por algum tempo, por isso, você deve se preparar para enfrentar qualquer situação adversa que pode surgir. Para fazer isso, simule ao menos três cenários possíveis para sua empresa: um péssimo, um neutro e um ótimo.
Crie um planejamento orçamentário para cada um destes cenários, tomando maior cuidado com os dois primeiros, já que eles sinalizam dificuldades financeiras ou estagnação do mercado. Tenha esse plano de ação como uma ferramenta de gestão de riscos para sua empresa.
Experimente o orçamento na base zero
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Preparar-se para um futuro incerto dá um pouco mais de trabalho, mas garante que você não será pego de surpresa. O orçamento na base zero é uma estratégia orçamentária que consiste em determinar o orçamento mínimo para que sua empresa continue atuando, separando as necessidades por setor.
Definido o mínimo para cada setor, você analisa um segundo cenário, um pouco mais promissor, aumentando o orçamento das áreas de acordo com as necessidades. E assim sucessivamente até que você chegue num cenário ótimo, onde não precise se preocupar com os gastos da empresa.
Foque-se nos KPIs estratégicos
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No momento de avaliar o desempenho do seu orçamento, será necessário observar indicadores de performance (KPIs) estratégicos, que influenciam diretamente na eficiência financeira da sua empresa.
Entre eles, preocupe-se com:
• Indicadores de vendas, que impactam na receita;
• Indicadores de redução de custos por área e globais;
• Lucratividade e a rentabilidade do negócio;
• Retorno sobre os investimentos;
• Balanço patrimonial;
• Demonstrativo de resultados (DRE);
• Entre outros.
“Achamos que seguindo por um caminho vai dar o resultado que esperamos. Mas isso tem que ser verificado periodicamente. Pode ser que o pressuposto original não se mostre verdadeiro ou pode ser que era verdadeiro quando fizemos o plano, mas o cenário mudou. Ou pode ser ainda, que a hipótese inicial não era mesmo verdadeira. Então você executa o plano, mas o resultado não aparece”, diz Barbassa.
Faça os ajustes necessários
O planejamento orçamentário é uma ferramenta de gestão, não um documento para ser impresso e arquivado. Sendo assim, monitore continuamente seus indicadores e faça as correções orçamentárias necessárias para que sua empresa continue rentabilizando e enfrentando as dificuldades do mercado com o menor impacto possível.
Barbassa alerta que as organizações devem tratar o orçamento dentro de um método de gestão, isso é, deve tratar o orçamento sistematicamente, verificando se ele está sendo executado conforme esperado e se os resultados também estão conforme esperado. E não estando, cria-se a necessidade de um replanejamento. “O orçamento também tem que ser tratado dentro do método PDCA”, ressalta.
Ele cita ainda um estudo do Balanced Scorecard Collaborative, que diz que 90% das organizações falham em executar suas estratégias com sucesso. E um dos motivos dessa falha é o não alinhamento do orçamento ao planejamento estratégico. Segundo o diretor da Stratec, o orçamento é uma prática de gestão que deve fazer parte de um modelo de gestão mais amplo. “Esse modelo deve integrar vários aspectos desde gestão estratégica, gerenciamento de projetos e processos, gestão de pessoas, e o orçamento em si. O modelo deve contemplar todas essas partes. O orçamento não deve ser tratado de forma isolada como se fosse autossuficiente”, reforça.
Ou seja, planejamento sem continuidade não serve de nada, pois o mercado é dinâmico e o cenário pode mudar rapidamente. Mas se você estiver constantemente reavaliando suas escolhas, o planejamento orçamentário servirá de guia para que sua empresa permaneça sempre no caminho certo: o do sucesso.
Website: http://www.stratec.com.br/produtos/matriz-orcamentaria
