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Planeje, faça, cheque e reavalie. Esse método de gestão, mundialmente conhecido pela sigla em inglês PDCA, é adotado por dezenas de empresas brasileiras que viraram sinônimo de cases bem-sucedidos desde a década de 1980. Por trás de sua propagação no país está uma das mais renomadas consultoria de gestão do Brasil: a Falconi. Pois o método chegou, enfim, aos escritórios de assessoria de investimentos por meio de uma parceria entre a XP Investimentos e a Falconi.
“O Grupo XP adotou o método. Vimos o quanto ele era eficiente dentro do grupo e resolvemos passá-lo adiante para os escritórios que estão conectados conosco”, afirma Bianca Juliano, head de Treinamento & Performance da XP. Com o objetivo de levar as melhores práticas de gestão para os escritórios, a empresa pioneira no desenvolvimento de escritório de investimentos no país e a Falconi montaram um programa de cerca de cinco meses de duração com o ensinamento de boas práticas e a implementação de padrões, processos e indicadores para elevar e manter o ritmo de crescimento dos escritórios. “Além de oferecer a melhor plataforma de produtos para os escritórios operarem, a XP agora oferece os melhores processos de gestão. Isso para que os escritórios possam extrair o maior valor de suas operações”, diz Flávia Maia, consultora da Falconi responsável pelo projeto.
O trabalho com os escritórios é realizado há pouco mais de dois anos e as mudanças são visíveis. Um levantamento com toda a base de escritórios da XP mostra que, durante o projeto, os escritórios que participaram do programa tiveram uma captação líquida que cresceu entre duas e três vezes mais que os outros. Quando se trata do nível de satisfação dos clientes, o NPS das empresas que estiveram no programa cresceu três vezes mais que as tradicionais.
“A gente construiu todo o programa dentro dos escritórios. Nada é melhor do que aprender fazendo. Mais do que um processo de orientação é, de fato, um aprendizado em campo construído a quatro mãos”, explica Álvaro Guzella de Freitas, diretor executivo da Falconi.
“O aprendizado que tivemos foi maior do que um MBA em gestão”, afirma Filipe Portella, sócio fundador do escritório de investimentos Monte Bravo.Com quase 40 assessores e escritórios espalhados por sete cidades brasileiras, o escritório enfrentava o desafio de crescer sem perder sua identidade e qualidade. “A gente conseguiu padronizar a qualidade, o discurso e o método de atendimento. Tínhamos o desejo de vencer esses desafios, mas faltava a experiência de como colocar tudo isso em prática. A Falconi criou indicadores para nos ajudar a medir tudo isso de uma maneira organizada e constante”, completa.
Ele não é o único que superou esse desafio. Naraiana Lélis de Castro dos Santos, sócia do escritório Praisce, diz que a metodologia funcionou tão bem que acabou com qualquer medo de expandir o escritório. “Agora a gente sabe que o modelo vai ser replicado em qualquer lugar com a mesma cultura”, afirma.
O passo a passo
Desde o início do projeto, mais de 50 escritórios já participaram. O processo costuma ser dividido em duas etapas. A primeira é focada no planejamento e o segundo, na execução. Em um primeiro passo, todos os conceitos básicos de gestão são apresentados aos sócios do escritório — para alinhá-los numa mesma visão. Os assessores então definem seus objetivos de captação de clientes enquanto os sócios trabalham na construção de objetivos como, por exemplo, o número de assessores que querem contratar no escritório.
A partir desses dados, há a consolidação dos objetivos. Juntamente comisso, os consultores analisam e ajudam o escritório a identificar quais são as práticas que devem ser adotadas para atingir esses objetivos. A partir disso é elaborado um plano de ação para chegar aos resultados.
A segunda fase se concentra justamente na implementação e no acompanhamento desse plano. Para garantir que ele continue sendo seguido, há a realização de reuniões que podem ser diárias, semanais ou mensais com todos os membro do escritório.
Juliano Custódio, do escritório Eu Quero Investir, conta que um dos principais pontos do projeto é o estabelecimento não apenas de desafios no longo prazo, mas também daqueles que precisam ser cumpridos no meio do caminho e conduzirão o escritório aos seus sonhos de longo prazo. “Sempre estudei gestão por meio dos livros do Vicente Falconi. Mas nós só conseguimos implementar profundamente os ensinamentos com o projeto da XP e da Falconi, que trouxe as bases para a execução e o acompanhamento necessário”, afirma Custódio.
Mudança de Patamar
O objetivo do Grupo XP agora é utilizar o programa para profissionalizar a gestão de todos os mais de 700 escritórios conectados à rede. Para isso, a equipe de Treinamento & Performance da XP desenvolveu o projeto Mudança de Patamar Escritório, que continuará levando todo o treinamento desenvolvido juntamente com a Falconi para os assessores. “Adaptamos o projeto para garantir que mais escritórios, de diferentes portes, consigam ter acesso a ele. Ou seja ganhamos escala, mas sem perder sua efetividade”, afirma Bianca, da XP.
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