Reunião com cliente novo: prepare o ambiente, para que nada atrapalhe a negociação!

Certifique-se de que participantes estão cientes do horário; verifique detalhes relacionados aos equipamentos

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SÃO PAULO – Depois de muito esforço, você conseguiu chamar atenção daquele cliente tão almejado. Ele, então, encontrou um horário em sua agenda atolada de compromissos para dar atenção a você e a sua empresa. A reunião está marcada!

Após perceber que aquilo que era só uma pretensão virou realidade, começa a ficar nervoso. Afinal, dependerá de você conquistar um cliente poderoso para a empresa, a qual já começa a pressioná-lo. De negociação, você já entende. Agora, será que consegue realizar uma reunião à altura do cliente?

As psicólogas Andréa Claudia de Souza e Joceli Drummond escreveram no livro “Sociodrama nas Organizações” como preparar uma reunião. As dicas vão desde aquelas relacionadas ao condutor, até o ambiente, os serviços e os participantes.

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Quanto ao condutor, o primeiro passo é agendar com antecedência, e não “de supetão”, a entrevista. Defina a pauta e passe-a aos participantes. Familiarize-se bem com o assunto e, acima de tudo, seja organizado.

Preparativos

Ainda sobre a organização do evento, as psicólogas dão as seguintes dicas em relação ao ambiente:

  • A sala deve estar organizada e com número de lugares suficiente para os participantes;
  • Os equipamentos precisam estar funcionando: cheque data show, computador, televisão, vídeo e outros;
  • Temperatura e iluminação devem estar adequadas para o momento.

Checar tudo isso com antecedência irá evitar que o novo cliente perca ainda mais tempo, e paciência. Imagine que você tenha que parar a reunião porque chegou algum outro participante e não há cadeiras para que ele sente. Preste atenção aos mínimos detalhes, também em relação aos serviços e aos demais participantes:

  • Cheque o café, a água e quando serão servidos;
  • Caneta, papel, relatório e outros materiais devem estar disponíveis individualmente;
  • Verifique se todos receberam a comunicação e estão cientes do horário da reunião;
  • Certifique-se de que todos se conhecem, se precisará distribuir crachás ou apresentará as pessoas antes do início da reunião;
  • Garanta que a reunião não será interrompida sem que o assunto seja urgente.

Na reunião

O coordenador é quem dá o tom da reunião. Algumas dicas podem ser essenciais para que a negociação dê resultados. Ouça com empatia, fique atento às conversas paralelas, procure manter o foco, fique atento ao clima da conversa para alcançar seus objetivos e, antes de encerrar a reunião, repasse as decisões tomadas.