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SÃO PAULO – Depois de muito esforço, você conseguiu chamar atenção daquele cliente tão almejado. Ele, então, encontrou um horário em sua agenda atolada de compromissos para dar atenção a você e a sua empresa. A reunião está marcada!
Após perceber que aquilo que era só uma pretensão virou realidade, começa a ficar nervoso. Afinal, dependerá de você conquistar um cliente poderoso para a empresa, a qual já começa a pressioná-lo. De negociação, você já entende. Agora, será que consegue realizar uma reunião à altura do cliente?
As psicólogas Andréa Claudia de Souza e Joceli Drummond escreveram no livro “Sociodrama nas Organizações” como preparar uma reunião. As dicas vão desde aquelas relacionadas ao condutor, até o ambiente, os serviços e os participantes.
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Quanto ao condutor, o primeiro passo é agendar com antecedência, e não “de supetão”, a entrevista. Defina a pauta e passe-a aos participantes. Familiarize-se bem com o assunto e, acima de tudo, seja organizado.
Preparativos
Ainda sobre a organização do evento, as psicólogas dão as seguintes dicas em relação ao ambiente:
- A sala deve estar organizada e com número de lugares suficiente para os participantes;
- Os equipamentos precisam estar funcionando: cheque data show, computador, televisão, vídeo e outros;
- Temperatura e iluminação devem estar adequadas para o momento.
Checar tudo isso com antecedência irá evitar que o novo cliente perca ainda mais tempo, e paciência. Imagine que você tenha que parar a reunião porque chegou algum outro participante e não há cadeiras para que ele sente. Preste atenção aos mínimos detalhes, também em relação aos serviços e aos demais participantes:
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- Cheque o café, a água e quando serão servidos;
- Caneta, papel, relatório e outros materiais devem estar disponíveis individualmente;
- Verifique se todos receberam a comunicação e estão cientes do horário da reunião;
- Certifique-se de que todos se conhecem, se precisará distribuir crachás ou apresentará as pessoas antes do início da reunião;
- Garanta que a reunião não será interrompida sem que o assunto seja urgente.
Na reunião
O coordenador é quem dá o tom da reunião. Algumas dicas podem ser essenciais para que a negociação dê resultados. Ouça com empatia, fique atento às conversas paralelas, procure manter o foco, fique atento ao clima da conversa para alcançar seus objetivos e, antes de encerrar a reunião, repasse as decisões tomadas.
