Executivo: saiba como lidar com excesso de informações e falta de tempo

Com a tecnologia, a comunicação deu um passo à frente e dois para trás. Saiba como se portar nas reuniões e no dia-a-dia

SÃO PAULO – Com o advento da Internet, do celular e de outras tecnologias, a comunicação ficou aparentemente mais fácil. Mas, na verdade, sob o prisma do dia-a-dia no trabalho, tornou-se mais complicada. “Os profissionais recebem um volume enorme de e-mails e ligações. Ainda há executivos que usam Nextel ou deixam o comunicador de mensagens instantânea ligado, e, por isso, ficam o tempo inteiro conectados. Além disso, existe um número menor de profissionais que respondem a uma quantidade maior de responsabilidades”, explica o master coach executivo Renato Ricci.

Não há dúvidas de que a pressão sobre os executivos aumentou. “Com equipes enxutas, eles precisam ser dinâmicos e proativos. As empresas os cobram nesse sentido.”

Falta de tempo

Mesmo com a intensa troca de informações e a infinidade de dados, assim como de tarefas, e o tempo cada vez mais escasso, existem maneiras de amenizar essa pressão e facilitar a rotina da vida executiva. O primeiro problema que aparece por conta desse volume de comunicação é a perda de e-mails importantes. “Em função do número de mensagens, as pessoas acabam não prestando atenção ao que é importante”, analisa Ricci.

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Uma alternativa é limitar o número de e-mails enviados, reduzindo, conseqüentemente, as respostas. Por exemplo, escrever uma mensagem para o presidente da empresa com cópia para todos os diretores e outros membros da equipe não é o mais sábio a ser feito.

“Envie apenas para o destinatário que realmente precisa receber. Além disso, às vezes, as pessoas têm mania de escrever e-mails para um colega que senta ao seu lado, sendo que o ideal é simplesmente conversar, voltar à maneira antiga de se comunicar”, sustenta o coach. “Ao mandar uma mensagem, o outro precisa responder. Ou seja, os dois perdem tempo. Conversar é menos burocrático e formal. O correio eletrônico parece ter facilitado a comunicação, quando, na verdade, tornou o trabalho mais amarrado.”

O que é importante?

Profissionais também perdem muito tempo refletindo a respeito daquilo que não é absolutamente necessário ou checando informações sem qualidade. “Pesquisas mostram que as pessoas perdem muito tempo com a Internet, seduzidas por itens que não têm a ver com o que procuram”, afirma Ricci, ao lembrar que os sites são elaborados de maneira a atrair internautas. A missão dos executivos é priorizar as informações.

Outro ponto crítico é o fato de que, de acordo com levantamentos, o executivo passa 70% do tempo pensando em conflitos e resolvendo problemas referentes à equipe. Uma maneira de melhorar esse percentual é não adiar a resolução do problema ou do conflito. “A tendência das pessoas é deixar para pensar nos assuntos polêmicos e tortuosos ‘amanhã’, quando sobrar tempo. Mas esse ‘amanhã’ nunca chega, pois aparecem outras questões a serem priorizadas. Minha dica é não adiar, não importa se a solução proposta for mediana, pois, ‘amanhã’ surgirão novos problemas.”

Nas reuniões

Durante uma apresentação ou negociação, seja objetivo. Estará fazendo um favor a si mesmo e aos outros, que, certamente, agradecerão, uma vez que ninguém tem tempo para desperdiçar. “A apresentação deve começar pelo resultado, pela conclusão. Sempre digo aos executivos que a reunião deve ser interessante nos primeiros trinta segundos. Do contrário, se a pessoa começar pela introdução, passando pelas estratégias e objetivos, quando chegar na metade da conversa, ninguém mais estará interessado. Então, os resultados perdem validade.”

Quando questionado se uma apresentação muito curta não teria conotação negativa, ele responde que não. “A chance de ser considerada ruim apenas porque foi breve é baixíssima, a não ser que tenha sido mal montada e preparada. A verdade é que ninguém quer saber do passa-a-passo, não por conta da falta de interesse”, conclui, ao lembrar que falta de tempo é um problema geral.