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SÃO PAULO – Final de ano é a época para empresas se planejarem para o ano seguinte, o que levará em conta investimentos, despesas, receitas e, consequentemente, a lucratividade esperada. Neste momento, também é válido conferir o que teve de desperdício e improdutividade ao longo do ano.
Segundo especialista em redução de gastos da ERA (Expense Reduction Analysts), Fernando Macedo, é possível perceber indícios que apontam as causas que comprometem o caixa das empresas. “Já atendemos diversos clientes que queriam reduzir gastos, mas nem imaginavam que havia problemas de fraudes dos próprios colaboradores ou falta de empenho de profissionais que causavam desperdícios significativos”, comenta Macedo.
Para que as empresas possam se preparar melhor para 2013, de olho nos gastos desnecessários e até em condutas duvidosas, o especialista preparou algumas dicas para as empresas:
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1. Cuidado com relatórios gerenciais que contêm informações truncadas, camufladas, ou falta de informações
Macedo explica que é comum alguns departamentos entregarem à área financeira do negócio certos relatórios periódicos que justificam os gastos. Aumente a vigilância destes relatórios se notar que eles estão extremamente resumidos e mal explicados; não tiverem conclusões e, portanto, sem que os gestores possam validar as informações; se forem mirabolantes, com muita redação e pouco foco e se estiverem viciados, com regras e padrões de longa data, sem revisões atuais.
Para não correr esse risco é preciso alterar sua rotina de validação de informações periodicamente; valorizar os detalhamentos das informações (mesmo que por amostragem); criar novos critérios, inovar sua gestão permanentemente e solicitar esclarecimentos pontuais, mesmo que não necessários.
2. Atenção redobrada com a “caixinha” da empresa
Todas as despesas devem ser justificadas e é comum os departamentos criarem a chamada “caixinha” – dinheiro extra para “eventualidades” ou emergências, que quase nunca são justificadas nos relatórios. Ou quando são, fazem parte dos custos extras chamados “outros” ou “diversos”. Segundo o especialista, a “caixinha” é criada por preguiça, comodismo ou descaso, despesas a título de “disfarçar” um eventual complemento salarial ou tentativa de encobrir falhas anteriores ou puro interesse pessoal visando benefício financeiro imediato.
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Nesses casos, as providências serão: criar políticas internas proibindo essas denominações, tudo deve ter sua correta alocação de recursos, centralizar a autorização para exceções e revisar política de cargos, salários e benefícios.
3. Fique de olho nos gastos “urgentes” ou “excepcionais”. Eles podem esconder incompetência
Normalmente, os gastos deveriam ser planejados e aprovados previamente. O que surge como urgente ou excepcional, normalmente ocorre por colaboradores incapacitados ou não comprometidos com as demandas internas da empresa; displicência ou inexistência de alçadas superiores; deficiência de processos de compras/contratação de serviços ou profissionais que são beneficiados por fornecedores.
Se isso acontece com a sua empresa, você deve mapear todas as exceções e urgências, revisar políticas internas visando criar padrões (eliminando exceções), capacitar seus empregados em todos os níveis da corporação e conscientizar e comprometer os principais gestores.
4. Gastos viciados: ninguém sabe explicar
São gastos que acontecem de forma automática, ao longo de muito tempo, porque criou-se uma filosofia de que a empresa atua daquela forma e nunca ninguém tentou mudar. As expressões mais comuns de colaboradores quando são perguntados sobre a origem desses gastos são por exemplo “sempre foi assim”, “me mandaram fazer desse jeito” ou “nenhum outro fornecedor atende nossas necessidades específicas”.
Fique de olho se isso acontece na sua empresa, caso a resposta seja positiva, o especialista afirma que é preciso revisar permanentemente os processos internos, contratar profissionais externos de sua confiança, fazer cotações periódicas, mesmo que não venha a contratar, e estudar a possibilidade de utilizar um rodízio interno entre os gestores.
5. Comodidade nos orçamentos estabelecidos
Parece um absurdo, mas muitos departamentos não revisam orçamentos para reduzir gastos, simplesmente por terem medo de um “budget” (orçamento) menor ou por comodidade. Se acontecer isso, você deve controlar os orçamentos com autonomia total, revisar a política interna visando criação de ferramentas para controles efetivos dos gastos e reduzir prazos de fechamentos.
