Em minhas-financas

Seu negócio: quando muita informação acaba sendo pior do que nenhuma

Mais importante do que o volume é a gestão eficaz das informações que se tem em mãos; estabelecer processos facilita o controle

v class="show-for-large id-0 cm-clear float-left cm-mg-40-r cm-mg-20-b" data-show="desktop" data-widgetid="0" style="">
SÃO PAULO - Quem pensa que o acesso a um grande número de informações é a principal ferramenta competitiva das empresas no atual mercado está bastante enganado. De nada adianta o gestor de negócios ter à sua disposição um verdadeiro arsenal de dados e informações dos mais variados tipos, se ele não sabe a maneira correta de organizá-las e efetivamente usá-las.

Apesar do volume de informações nas MPEs (micro e pequena empresa) ser bem menor do que aquele verificado em uma grande corporação, a questão também tem que ser levada a sério. Pois, a boa gestão da informação é um fator diferencial para a maior penetração de sua empresa junto ao mercado. Dessa maneira, dê uma conferida nas dicas abaixo para que você possa gerenciar melhor o fluxo de informações na sua empresa.

Classifique as informações
A primeira coisa que deve ser feita para uma melhor gestão da informação refere-se a uma completa classificação dos dados que você tem em mãos. Separe as informações rotineiras, ou seja, aquelas que estarão à sua frente praticamente todos os dias, das não-rotineiras. Em geral, as informações rotineiras exigem um esforço maior na sua gestão.

Dessa maneira, uma segunda classificação refere-se ao grau de prioridade das informações rotineiras. Na verdade este é um ponto crucial para o bom andamento dos seus negócios, já que o excesso de atenção para informações pouco relevantes acaba prejudicando a gestão do tempo de sua empresa, além de desviar o foco dos assuntos que realmente são mais importantes.

Estabeleça mecanismos de transmissão da informação
Outro aspecto muito importante que deve ser tratado refere-se à transmissão da informação, ou seja, de onde sai e para onde vai a informação. É preciso estabelecer com precisão o(s) destinatário(s) da informação para que dados importantes não fiquem circulando de forma desordenada pela empresa, uma vez que isto pode fatalmente significar perda da informação.

Uma vez estabelecida as "duas pontas" da informação, o gestor deve traçar o processo de transmissão até o seu interlocutor. O traçado de um processo consiste, basicamente, na elaboração de etapas e definição de canais para que os dados cheguem da forma desejada ao seu destinatário. Deixe muito bem claro neste desenho por quem deve passar a informação e como deve ser feita esta transmissão (e-mail, relatório etc.).

Crie manuais para padronização
Com o "mapa" do fluxo de informações da sua empresa em mãos, chegou a hora de garantir a passagem do conhecimento. Afinal de contas, imagine se após todo este trabalho existe uma mudança na equipe e a forma de se "fazer" as coisas fica "perdida".

Neste caso seria preciso refazer todo este trabalho, o sem dúvida não é aconselhável, pois significa gastar mais tempo e energia com uma coisa que já foi feita anteriormente.

Dessa maneira, é recomendável que assim que você estabeleça o fluxo de informações na sua empresa, este seja formalizado através da elaboração de um verdadeiro manual explicativo. Lembre-se que o manual deve ser bastante claro, explicando detalhadamente cada uma das etapas do processo, e o mais importante: ele não foi feito para ser esquecido. Fazendo isto, certamente você terá bem menos problemas com as informações.

Contato