O prazo está curto? Confira dicas de como otimizar seu tempo no trabalho

Ausência de foco, obrigações e falta de planejamento são algumas dificuldades enfrentadas pelos profissionais no mercado atual. Livre-se delas!
Por Luiza Belloni Veronesi  
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SÃO PAULO - A frase "tempo é dinheiro" nunca foi tão bem colocada como nos dias atuais, em que cada vez mais profissionais precisam se desdobrar para realizar suas funções e entregar suas atividades em prazos cada vez mais enxutos. Para ajudá-los, muitas empresas vêm tentando desenvolver em sua equipe a capacidade de organização do tempo que, se feita adequadamente, pode evitar o estresse e ainda o pagamento de muitas horas extras.

"A avalanche de dados e informações e a pressão do mercado para se produzir mais à um baixo custo, reforçam a necessidade de uma gestão compartilhada e produtiva do tempo - esta responsável não apenas por garantir a lucratividade, mas também empregos estáveis e qualidade de vida", explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Ricardo Barbosa.

Mas nem tudo é tão fácil quanto parece. A maioria dos profissionais atualmente têm enfrentado problemas para se adequarem a esta demanda: a ausência de foco, as muitas obrigações de trabalho e a falta de planejamento são algumas delas.

Pensando nisso, o Portal InfoMoney resolveu listar algumas dicas que podem ajudar tanto o profissional quanto seu gestor a administrar melhor o tempo. Confira a relação à seguir:

1. Estabeleça prioridades: é importante saber quais prazos são os mais urgentes a serem entregues. Uma forma eficaz para isso é utilizar o quadrante do tempo, no qual o profissional irá separar suas atividades em Crises (importante e urgente), Urgências (urgente, mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente).

2. Discipline reuniões: um grande erro dos chefes ou CEOs das empresas está na convocação de seus colaboradores para uma reunião sem uma pauta já pré-definida. “Qualquer reunião deve ter um moderador que esboce antes os pontos que serão abordados em sua realização. Estipule um horário fixo: se é uma hora de reunião, não ultrapasse o horário. Os profissionais perderão o foco e irão se interessar por qualquer outra coisa, como o celular, por exemplo”, conta Barbosa.

3. Estabeleça códigos de conduta: a expressão é estranha, mas disciplinar os horários para conversas, para atender o telefone e responder um e-mail é necessário. Barbosa diz que se um profissional tem uma tarefa que precisa de maior atenção, que ele deve usar então o código de conduta para não dispersá-la. “Isso vale inclusive para os colegas e chefes. Em casos que você tenha que se concentrar numa atividade, mas alguém queira falar com você, converse em pé. A conversa tende a ser mais rápida do que se estivessem sentados e relaxados”, aconselha.

4. Evite o acumulo de funções que não sejam suas: mostre que trabalho e pró-atividade têm limites. Acumular tarefas que vão além de suas obrigações o deixarão malvisto pelo chefe, já que você terá muitas atividades, mas não conseguirá entregar nenhuma.

5. Tenha um ócio criativo: o descanso é preciso para alguém ser produtivo. Sendo assim, 15 a 20 minutos de intervalo entre cada atividade o farão render mais do que horas pulando de uma tarefa para outra. “O ócio criativo nada mais é que pensar sobre o trabalho de uma forma mais relaxada, um momento de reflexão. procure saber mais sobre suas funções e consulte a opinião de seus colegas. Talvez eles tenham uma sugestão que o leve a solução de algum problema.”

6. Nem tudo é culpa do empregado: é fundamental o chefe gerenciar as atividades dos seus profissionais determinando prazos, metas, objetivos e estipulando horários. “Muitas vezes, a procrastinação do empregado não é por culpa dele, mas sim do chefe que não informa quando o mesmo terá de entregar determinado trabalho”, analisa Barbosa.

7. Você e seu emprego não são a mesma coisa: separar vida profissional com a particular é importante para um descanso mental. "Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, somos mais produtivos", finaliza o diretor da Innovia.

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